«А-голос» превращает речь в готовый текст: убирает лишнее, расставляет пунктуацию и помогает сразу оформить мысль. Похожим образом мы стараемся строить и внутренние процессы — сокращать рутину там, где её можно отдать софту. Поэтому проекты ведём в Weeek, а повторяющиеся действия с задачами постепенно автоматизируем.
«А-голос»: превращаем голос в готовый рабочий текст
«А-голос» — сервис голосового ввода. Пользователь наговаривает мысль, а система расставляет пунктуацию, делит текст на абзацы, убирает лишнее и оформляет его в нужном формате. Такой сценарий полезен проджект- и продакт-менеджерам и другим специалистам, которым приходится много писать, переписываться и заполнять CRM, ERP и другие рабочие системы.
Похожие инструменты есть среди open-source-решений, но обычно они рассчитаны на работу с компьютера и требуют самостоятельно всё настраивать. Поэтому «А-голос» развиваем как единое приложение, которым можно пользоваться в том числе с мобильных устройств. Часть функций в нём доступна бесплатно, а дополнительные возможности — по платной подписке.
Идея во многом появилась из моего собственного опыта. Я люблю писать, но в работе значительная часть текста связана с повторяющимися действиями: нужно ответить коллеге, оставить комментарий, отправить правки или заполнить очередное поле. По отдельности всё это занимает немного времени, но в течение дня постоянно приходится переключаться с самой работы на набор текста.
С «А-голос» такую мысль можно наговорить за несколько секунд и получить уже оформленный текст, который не придётся долго редактировать. Именно поэтому нам близка идея убирать из процессов механические действия и оставлять человеку саму работу.
Кто работает в нашей команде
Над продуктом постоянно работают два-три человека, но под отдельные задачи мы подключаем специалистов на аутсорсе. В итоге в разных проектах через Weeek могут взаимодействовать около 12 человек: разработчики, специалисты по маркетингу, видео и другим направлениям.
Состав меняется вместе с проектами. Для технического сопровождения достаточно небольшой команды, а на съёмках людей больше, потому что там появляется крупный пайплайн от препродакшена до постпродакшена. Когда специалисты регулярно подключаются к разным направлениям, важно, чтобы задачи и договорённости оставались в одном месте.
🤔 Не знаете, как выбрать таск-менеджер?
Несколько советов, чтобы выбрать лучший для своей команды →До Weeek: перепробовали Jira, Notion, Asana и другие сервисы
Отдельным таск-менеджером я начал пользоваться давно. Около 11 лет назад прошёл стадию с календарями и понял, что для командной работы этого мало: встречу там поставить можно, а собрать вокруг неё задачи, обсуждения и ответственность уже сложнее.
За это время мы попробовали Jira, Asana, Notion, Slack, Битрикс и другие сервисы. Например, в Jira было много функций и коннекторов, мы даже делали там свои автоматизации. Возможностей хватало, но для ежедневной работы система оказалась тяжёлой.
Постепенно пришли к тому, что количество функций само по себе мало что говорит об удобстве инструмента. Важнее, чтобы человек мог быстро открыть проект, понять, что происходит, и продолжить работу, а не разбираться каждый раз в сложном интерфейсе.
При этом и мессенджеры не заменяют таск-менеджер. Пока разговор свежий, кажется, что нужное сообщение легко найти, но через неделю уже приходится вспоминать, в каком чате шло обсуждение и какими словами искать его через поиск. Поэтому у нас есть правило: всё, что относится к конкретной задаче, стараемся обсуждать в её карточке. Если кто-то пишет по ней в Telegram, можно просто отправить ссылку на Weeek и продолжить разговор там.
В результате история задачи остаётся доступной всей команде. Когда к проекту подключается новый человек, ему не нужно собирать контекст и отдельно спрашивать, о чём уже договорились.
Как мы искали простой таск-менеджер для небольшой команды
В Weeek я пришёл примерно пять-шесть лет назад. Тогда искал простой сервис и смотрел, куда можно перенести привычные рабочие процессы из Notion. К тому моменту я уже много лет пробовал разные системы от Битрикса до ПланФакта, поэтому длинный список возможностей перестал быть для меня главным аргументом.
В Weeek есть проекты, доски, CRM, База знаний и другие рабочие инструменты, но при этом интерфейс мне показался понятным и аккуратным. Для небольшой команды это важно: если ради обычной задачи приходится долго изучать систему, люди быстро возвращаются в чаты и заметки.
Ещё одним критерием стало российское ПО. От Notion мы полностью не отказались и до сих пор храним там часть материалов, но для общей командной работы хотелось выбрать российский сервис.
Разработка, продакшен и клиентские проекты: как мы работаем в Weeek
Все проекты мы делим по направлениям. Клиентские идут отдельно от внутренней разработки, для съёмок используем свой процесс, а под техническое сопровождение и другие задачи собираем отдельные доски. Единого шаблона для всего нет: структуру подстраиваем под то, как идёт работа в конкретном проекте.
Чаще всего первая колонка на доске — бэклог. Туда складываем задачи и идеи, а затем распределяем их по следующим этапам. Для разработки дополнительно используем диаграмму Ганта, потому что она помогает посмотреть на сроки проекта целиком, когда одной доски для этого уже мало.
В карточках используем теги, кастомные поля, цветовые отметки, приоритеты и оценку времени, при необходимости прикладываем файлы.
С документацией работаем сразу в нескольких сервисах. Часть информации находится в Weeek, а если материал уже собран в Notion или Google, можем встроить его в страницу и не переносить заново. Так старые документы остаются на месте, но доступ к ним можно собрать рядом с проектом.
Как мы избавились от ручной работы с сотнями карточек
Чем подробнее декомпозирован проект, тем проще следить за его ходом, но вместе с этим растёт количество карточек. Их нужно создавать, заполнять, переводить между статусами и закрывать. Если делать всё вручную, сам таск-менеджер начинает отнимать заметную часть рабочего времени.
Поэтому некоторые такие действия мы отдали скриптам. Они работают поверх Weeek и могут сами создавать задачи, менять их статусы, закрывать карточки и добавлять комментарии.
Сейчас мы также экспериментируем с MCP. В одном из процессов система может разложить большой объём информации на подробные задачи за несколько минут. Если заводить и заполнять тот же объём карточек руками, у меня на это ушёл бы рабочий день.
Мне близок такой сценарий работы: человек описывает результат и принимает решения, а механические действия вокруг задачи по возможности выполняет софт. По тому же принципу мы когда-то начали делать и сам «А-голос».
Что изменилось: задачи и договорённости теперь лежат в одном месте
Мы начали пользоваться Weeek давно и тогда не замеряли показатели до и после внедрения. Поэтому сейчас я не могу сказать, например, на сколько процентов быстрее команда стала закрывать задачи. Зато довольно хорошо видно, что изменилось в самой организации работы.
У каждой задачи есть своё место, где остаются сроки, статус и обсуждение. Если работа остановилась или кто-то перестал обновлять информацию, это тоже становится заметно.
Не начинайте со сложного: мой совет командам без таск-менеджера
Переезд из Telegram, таблиц или заметок в любом случае потребует менять привычки. Поэтому я бы не усложнял первый опыт ещё и тяжёлым инструментом: если человеку одновременно приходится привыкать к новому процессу и разбираться в десятках функций, велика вероятность, что он просто вернётся к старому способу работы.
Я бы начал с одного рабочего проекта и перенёс его в таск-менеджер. Затем договорился бы с командой вести там задачи и оставлять обсуждения в карточках. Когда такой процесс станет привычным, уже можно добавлять другие проекты, Гант, документацию и автоматизации.
Если вы тоже хотите навести порядок в задачах и процессах команды, приходите на бесплатное демо Weeek 😉 Встреча занимает от 15 минут до часа: мы разберём, как сейчас устроена ваша работа, найдём «узкие места» и покажем, как перенести процессы в Weeek так, чтобы команде было удобно пользоваться сервисом.
Читайте также
🔎 Управление калейдоскопом проектов и почасовой загрузкой. Кейс Wonderflow Agency
