Когда ушли Notion, Trello и другие сервисы, в России появилось много своих таск-менеджеров. Сейчас их больше 20, и выбрать подходящий не так просто. Можно потратить недели на тестирование, а после переезда команды обнаружить, что сервису не хватает нужных функций или он плохо подходит под привычные процессы. Тогда поиск придётся начинать заново 😑
Чтобы с первого раза выбрать функциональный таск-менеджер, пригодятся наши советы. Мы собрали их из крупиц своего многолетнего опыта и опыта пользователей Weeek.
На что обратить внимание
Вообще, параметров не так уж много. Но первое, что стоит запомнить, — сервисом должно быть приятно пользоваться как руководителю, так и команде.
Версии для разных устройств
Чаще таск-менеджер понадобится для работы за компьютером, но мобильная версия тоже важна: например, чтобы быстро проверить проект, ответить на комментарий или поставить задачу.
У сотрудников при этом разные устройства, поэтому заранее уточни, какие версии есть у сервиса: веб, десктопная для Windows и macOS, мобильная для iOS и Android.
Для некоторых команд пригодится и офлайн-доступ — например, если сотрудники часто работают в дороге или на площадках с нестабильным интернетом 🫨
Несколько инструментов в одном сервисе
Кроме таск-менеджера, обычно команды используют ещё дополнительные сервисы: CRM, текстовые редакторы, хранилища или мессенджеры. В них легко затеряться, а обилие вкладок раздражает.
Поэтому посмотри, какие дополнительные возможности есть у платформы. Например, Weeek объединяет таск-менеджер, CRM, Базу знаний и Аналитику. В одном пространстве можно вести проекты, хранить документы и регламенты, работать с клиентами и следить за результатами команды.
Интеграции с другими сервисами
Полностью отказаться от сторонних инструментов вряд ли получится. У проектов остаются макеты в Figma, документы на Диске, встречи в календаре и другие рабочие материалы.
Поэтому выбирай сервис, который можно связать с инструментами команды. Заранее составь список того, чем вы пользуетесь каждый день, и проверь нужные интеграции.
Чем меньше информации приходится переносить вручную, тем проще держать рабочий процесс в порядке 👌
Несколько режимов просмотра задач
Одному сотруднику удобнее видеть задачи на неделю, другому — двигать карточки по Канбан-доске. Руководителю может понадобиться диаграмма Ганта, чтобы следить за этапами и сроками проекта.
Поэтому для командной работы лучше выбирать сервис с несколькими режимами — каждый сможет смотреть на задачи в удобном формате.
Аналитика и загрузка команды
Посмотри, какую аналитику предлагает сервис: можно ли смотреть задачи по сотрудникам и проектам, оценивать загрузку, учитывать время и сравнивать план с фактом.
Особенно это важно для команд, где одни специалисты одновременно участвуют в нескольких проектах.
Интуитивный интерфейс
Проверь, насколько легко выполнить в сервисе основные действия: создать задачу или документ, назначить ответственного, найти проект или изменить статус. Если большинство функций не совсем очевидны, адаптация команды затянется, а часть работы так и останется в переписках.
Кастомизация тоже может быть плюсом: тёмная тема, разные фоны и цвета помогают сотрудникам настроить рабочее пространство под себя.
Права доступа и безопасность
Чем больше команда, тем важнее становится гибкое управление доступами. Поэтому обрати внимание, можно ли в сервисе ограничить доступ к отдельным проектам, разделам и данным, пригласить гостевых пользователей и настроить роли.
Техподдержка
Когда техподдержка помогает разобраться в сервисе и настроить работу, команде проще адаптироваться. Поэтому перед выбором оцени скорость ответов, качество помощи и то, насколько подробно специалисты разбираются в вопросе. Отдельный плюс — если команда сервиса помогает с переносом данных и внедрением.
Чаще всего нам пишут о функциях — это больше 50% обращений. Например, не могут найти нужную возможность, не понимают, как она работает или как её применить у себя. В таких случаях мы объясняем, как пользоваться конкретной функцией и как проложить к ней путь
Если человек столкнулся с ошибкой, проверяем её у себя, передаём информацию разработчикам и по возможности предлагаем другой способ решить задачу. Поэтому поддержка в первую очередь помогает разобраться в Weeek, отвечает на вопросы и передаёт команде разработки найденные ошибки
Цена и тарифы
Сравнивай не только стоимость подписки, но и ограничения каждого тарифа. Обрати внимание на количество пользователей, проектов и рабочих пространств, объём хранилища, доступ к аналитике, автоматизациям, интеграциям и другим важным функциям.
Поэтому лучше заранее посчитать стоимость именно для вашего количества сотрудников и проверить, как она изменится при росте команды.
Также обрати внимание на специальные предложения. Некоторые сервисы дают скидку студентам и преподавателям, стартапам или некоммерческим организациям.
🐈 От Excel-таблицы на полгигабайта до базы котиков в Weeek
Кейс приюта для бездомных животных из Бирюлёво →Бесплатная версия и пробный период
Не выбирай таск-менеджер только по описанию функций на сайте — сначала протестируй его в жизни. Возьми один небольшой проект, добавь несколько сотрудников, поставь задачи, прикрепи файлы и попробуй прожить привычный рабочий сценарий.
Как принять решение
Когда определишься с основными критериями, пора выбирать сервис 👇
1. Составь список требований. Выпиши функции, без которых команда не сможет работать: например Канбан-доска, диаграмма Ганта, аналитика загрузки, CRM, права доступа и мобильное приложение
2. Отбери несколько сервисов. Посмотри таск-менеджеры на рынке и оставь три–пять вариантов, которые подходят под твои требования и бюджет
3. Сравни условия. Проверь функции, ограничения тарифов, стоимость для всей команды, интеграции и возможности переноса данных
4. Протестируй финалистов. Возьми два-три сервиса и перенеси в каждый один реальный проект. Подключи сотрудников, которые будут пользоваться таск-менеджером каждый день, и собери их впечатления
5. Перенеси команду. Если сервис подходит по функциям и удобству, постепенно переноси проекты и начинай адаптацию сотрудников
документы —
и нигде нет полной
картины
как организовать свои процессы
