Скажешь, мы тут развлекаемся детскими считалками? Во-первых, почему бы и да. Во-вторых, вот пошутили немного — и уже как-то проще приступать к большой многосоставной задаче: рассказать о методе швейцарского сыра. Это был небольшой спойлер к статье, если что.
Наливай чайку, бери бутерброды и го разбираться. Будет вкусно и полезно для твоего тайм-менеджмента!
Что такое метод швейцарского сыра
Метод швейцарского сыра — это красивая метафора для постепенного решения большой задачи. Ворона на картинке подаёт пример: начинает с малого и кайфует уже от самого процесса.
А теперь о чуть менее вкусных вещах (помним про твои бутерброды и постараемся не отбить аппетит). Нередко, когда ищешь эффективные методики управления временем, предлагают сначала «проглотить лягушку», то есть начать с самой неприятной части дела. Или «есть слона по частям». Это рабочие варианты,
но «метод швейцарского сыра» звучит аппетитнее.
Давай его попробуем — но сперва разберёмся, как он появился и чем отличается
от других.
Суть и принципы метода
Его сформулировал Алан Лакейн — специалист по тайм-менеджменту. Свои идеи он изложил в нескольких книгах, например, «Искусство успевать», и обучающих фильмах.
В 1973 году Лакейн выпустил пособие, которое актуально до сих пор — «Как взять контроль над своим временем и своей жизнью». Тогда же, в 70-е, исследователь сформулировал вкусный принцип решения задач, который быстро стал популярным.
Суть заключается в том, чтобы начать работу с любого самого простого и приятного действия, то есть «проделать дырку в сыре». Дальше нужно прогрызть ещё дырочку, ещё и ещё — и так незаметно выполнишь задачи. Метод даёт уверенность в своих силах и помогает сдвинуться с мёртвой точки.
Примеры из реальной жизни
Метод швейцарского сыра легко применять и в личных, и в рабочих делах. Причём на разных этапах: вот ситуации, в которых мы все нередко оказываемся.
Как применять метод
Мы уже упоминали, что метод особенно хорош, когда нужно побороть прокрастинацию. Она обожает подкрадываться, когда перед глазами много вводных, цифр и деталей. Как же «сгрызть» задачу кусочек за кусочком без зубовного скрежета и выгорания?
Представим, что твоя компания готовит к выпуску новую сезонную линейку — например, серию одежды для зимнего активного отдыха. Твоя задача — продвинуть всю эту красоту в массы. Вот как «войти в поток» по методу швейцарского сыра, используя все возможности WEEEK.
1️⃣ Рассмотри свой сыр со всех сторон
Главная цель этого этапа — понять масштаб и структуру задачи. Прежде чем действовать, нужно увидеть проект целиком. Определи:
— цель кампании (что она даст команде, а что — разным сегментам аудитории)
— ключевые этапы кампании (анонс, запуск, поддержка продаж)
— целевые площадки (соцсети, блогеры, e-mail, офлайн-мероприятия)
— ресурсы и партнёров
— сроки и бюджет
Чтобы всё это было перед глазами, создай документ в WEEEK. Для этого перейди
в Базу знаний и нажми + возле слова «Документы».
Текст можно разнообразить форматированием, заголовками, эмодзи и цветными блоками. Ещё есть таблицы и разные виды списков, чтобы представить информацию в удобном формате. Кроме того, документом можно делиться с кем угодно и редактировать его вместе с коллегами в онлайн-режиме.
На этом этапе можно и нужно почаще общаться с коллегами, чтобы убедиться, что вы видите один и тот же «сыр» ☺️
2️⃣ Нарежь сыр на части
Здесь надо превратить большой проект в управляемые куски. Мы уже сделали часть работы, пока заполняли документ о кампании. Теперь разобьём проект
на этапы.
Для этого создадим проект. Нажми + на панели слева, потом Новый проект. Не будем мудрить и назовём его «Продвижение линейки». Дальше добавим доски — они помогают визуализировать разные процессы в рамках одного проекта. Одна доска = один этап (для каждого мы добавили задачи).
Процесс на доске делится на несколько колонок. По умолчанию это К работе,
В работе и Готово. Задачи можно перемещать между колонками, как стикеры
на обычной доске.
Используя такие доски, удобно отслеживать прогресс: видно, как продвигается работа, где возникают сложности, какие задачи уже завершены и какие ещё нужно выполнить.
3️⃣ Выбери место для первой дыры
Теперь, когда все задачи перед нами, можно начать дырявить сыр. Выбери задачу, с которой начнёшь, и установи для неё сроки. Так, «прогрызание» не превратится
в бурение тоннеля для метро.
Если нужно, конкретную задачу можно декомпозировать. Это ускорит процесс.
Подзадачи в WEEEK — это не просто чек-листы. Каждая подзадача — самостоятельная единица. Можно назначить другого исполнителя, дату, проект
и доску, а также добавлять описание, комментарии, прикреплять файлы
и настраивать уведомления.
4️⃣ Используй любые свободные слоты
Когда у тебя появятся 5–10 минут (перед встречей, между звонками, в дороге) — выполни хотя бы одно маленькое действие для проекта. Каждая выполненная задача — это «дырка» в твоём сыре.
5️⃣ Отмечай прогресс
Перемещай выполненные задачи в колонку Готово. Так ты будешь видеть, как постепенно большой объём работы становится всё меньше.
Какие инструменты пригодятся
Расставили в порядке от простых к комплексным, чтобы тебе было проще выбрать.
Физические носители (блокнот, доска со стикерами)
Подходят тем, кто любит работать офлайн. Можно использовать настенную доску или тетрадь, где каждая задача — это стикер или запись.
| ➕ Плюсы | ➖ Минусы |
|---|---|
| Наглядно отразит список дел и подзадачи. А ещё выполненное физически приятно вычёркивать | Вручную долго писать и неудобно редактировать, особенно если проект большой. К тому же блокнот не пошеришь с коллегами, а с доски легко случайно что-то стереть |
Электронные таблицы (Google Sheets, Excel)
Удобный способ систематизировать задачи в виде списка: добавлять приоритеты, сроки, статус выполнения. Хорошо подходит, если нужно вести учёт нескольких проектов и видеть динамику.
| ➕ Плюсы | ➖ Минусы |
|---|---|
| Большое поле, легко редактировать вместе и добавлять примечания | Нельзя связать со сделками, дорожными картами и другой важной информацией по проекту. А если задействовано несколько команд или сторонние подрядчики, следить за ходом их работ будет ещё сложнее |
Пространства визуализации (Miro, Эсборд)
Позволяют выстраивать схему проекта на виртуальной доске: разбивать задачу
на части, соединять связи и перемещать блоки. Отличный вариант для визуалов
и командной работы.
| ➕ Плюсы | ➖ Минусы |
|---|---|
| Те же, что у таблиц + более широкие возможности. Популярный зарубежный сервис и его российский аналог дают возможность команде рисовать схемы и графики на доске, добавлять PDF-документы и стикеры для реакции | Корпоративный доступ к Miro сейчас осложнён санкциями. А отечественный аналог предоставляет ограниченные возможности на некоторых тарифах. Например, приватное облако для команды и журнал действий сотрудников — только для корпоративного тарифа |
Таск-менеджеры (WEEEK, LeaderTask)
Самое гибкое решение: можно создавать задачи и подзадачи, отслеживать прогресс и получать напоминания. Такие инструменты идеально подходят для ежедневного применения метода нашего любимого «швейцарского сыра».
| ➕ Плюсы | ➖ Минусы |
|---|---|
| На одной платформе можно создавать личные и командные списки, подключать датабейзы, отслеживать сроки и уведомлять исполнителей. А также пополнять базу знаний, вести аналитику и пользоваться внутренними плюшками | Так как у сервисов много возможностей, в них придётся как следует вникнуть. Зато потом ка-а-ак разгонишь продуктивность! |
Преимущества метода швейцарского сыра
Эти плюсы особенно важны, когда времени в обрез — то есть почти всегда 😁
Удобен и для небольших задач, и для масштабных. В первом случае поможет сосредоточиться, во втором — ещё и определить оптимальную последовательность действий.
Хорошо встраивается в плотный график. «Прогрызать дырки» удобно между другими, более крупными делами.
Не требует больших усилий. По сути, ты «обманываешь» мозг и говоришь ему: «Я только посмотрю, что там». Чуть-чуть внимания, и ты уже погружаешься в дело.
Поддерживает мотивацию. Начальные успехи дают уверенность в своих силах, поэтому хочется двигаться дальше.
Бережёт от выгорания. Таймер побуждает не отвлекаться до конца периода,
а затем — не зависать и переходить к следующей задаче.
Ограничения метода швейцарского сыра
Даже у магии в «Гарри Поттере» была куча условностей. В нашем случае они тоже есть.
Метод не подходит для постоянной работы. Это скорее «экстренная» техника
на случай сильной прокрастинации, сжатых сроков или всего сразу.
Требует соблюдения тайминга. Придётся установить себе отрезки времени на те или иные задачи и жёстко им следовать, чтобы сохранять продуктивность
и вовлечённость.
Зависит от твоей самодисциплины. Это касается и таймера, и тщательной записи всех этапов. Но когда первые шаги в проекте будут не только сделаны,
но и тщательно задокументированы, ты скажешь себе спасибо.
Совмещаем метод с другими техниками тайм-менеджмента
Метод хорош сам по себе, но его можно и нужно усиливать. Вот несколько выигрышных комбинаций:
-
1.
Помодоро + швейцарский сыр. И вкусно, и полезно во всех смыслах. Классическая техника помидора — спринты по 25 минут на каждую задачу
с 5 минутами отдыха между ними — отлично поможет закрывать пункты плана один за другим - 2. Швейцарский сыр + матрица Эйзенхауэра. Такое комбо поможет быстрее расставить приоритеты по срочности и важности, чтобы решить самые острые вопросы первыми
- 3. Швейцарский сыр + «поток». Вариант для джедаев самодисциплины. Он подразумевает, что каждую дырку в сыре можно проделывать без ограничения по времени. Погружайся, но помни о переключении и отдыхе
- 4. Швейцарский сыр + резиновая уточка. Самое весёлое комбо: возьми уточку или другую игрушку, засеки время на задачу и постарайся детально объяснить зверушке, как коллеге, что нужно сделать. Когда рассказываешь кому-то суть дела, начинаешь лучше в него вникать
Немного советов
Что ж, мы практически сгрызли весь свой сыр, то есть рассказали тебе
о работающей технике погружения в дела и борьбы с прокрастинацией. Остался десертный кусочек — несколько идей, как пользоваться методом швейцарского сыра с большей пользой.
Анализируй прошлые кейсы. Проект, к которому нужно подступиться, новый или рутинный? Если первое, то постарайся заложить побольше времени на все этапы знакомства, но не откладывай самый первый. Если второе, то можно чем-то разбавить наскучившие процессы: выполнить этапы в другом порядке или попробовать новый инструмент.
Выбирай количество, а не качество. Лучше часто прогрызать в сыре много небольших дыр, чем одну глубокую. Так мотивация сохраняется, а фокус внимания не застревает на одном вопросе.
Сочетай техники тайм-менеджмента. Выше мы уже показывали примеры — бери их на вооружение или придумывай свои комбинации. Пусть у тебя получится супероружие!
Успехов тебе в победах над списками задач!
Подписаться 
