Чем занимается бизнес-юнит «Самолет Образование»
Бизнес-юнит «Самолет Образование» — одна из вертикалей «Группы Самолет». Внутри неё несколько продуктов: частные школы и детские сады «Самолетум», современные дома культуры, благотворительный фонд по развитию муниципальных школ и садов и даже IT-проекты.
В направлении «Самолет Образование» работают 80 человек. Все они развивают образовательные объекты в кварталах «Группы Самолет» для повышения спроса на жильё. Направление возглавляют операционный директор Юрий Толкачёв, генеральный директор Алексей Гольдин и ментор Максим Спиридонов.
Идея развивать образовательные центры пришла к руководству «Группы Самолет» после анализа клиентской базы. Выяснилось, что 54% их покупателей — молодые семьи, которым важны детские сады, школы и инфраструктура. «Самолет» стали первыми, кто сделал это своим преимуществом.
Школы «Самолетум» — это современный ремонт, лаборатории и фитнес-зал для детей с беговыми дорожками и велотренажёрами. Это привлекает в жилые комплексы потенциальных покупателей: когда под окнами находится топовая школа, выбирать детям другую не придётся.
В рабочем пространстве Weeek сейчас работают сотрудники «Самолет Образование» — те, кто реализует проект со стороны бизнес-юнита и выполняет роли на местах.
Чтобы переход на Weeek состоялся и система заработала слаженно, потребовался фундаментальный подход. О нём — ниже.
Строгий кастинг таск-менеджеров
В «Группе Самолет» понимают, как важно правильно управлять проектами, отслеживать задачи и операционную эффективность. Здесь у Юрия, как операционного директора, было две задачи — внедрить методологии и найти подходящий инструмент для управления проектами внутри компании.
Управлять бюджетом и эффективностью без таск-менеджера было невозможно. В бизнес-юните «Самолет Образование» много направлений, а цели динамично меняются, на рынок выходят новые продукты. Команда вела проекты в разных сервисах — Notion, личных задачниках, Excel-таблицах. Это затрудняло работу СЕО, у которого не было контроля, прозрачности и единого окна.
Стало ясно, что нужен единый инструмент, чтобы всех собрать, структурировать и направить.
Переходу способствовало и то, что методология в разных проектах бизнес-юнита отличается: строительным нужен каскадный метод, а IT-продуктам важна гибкость.
С тем, как происходит погружение в программу у тех, кто работает не в Яндексе, не знаком — но понимаю, порог входа крайне высокий. Для стартапа такое решение слишком сложное, да и люди жалуются, что нужно долго разбираться в настройках
Ещё среди первых претендентов был ClickUp, который не подошёл из-за англоязычного интерфейса — педагогам и воспитателям было бы тяжело разбираться с ним.
Тогда Юрий решил систематизировать поиск и составил лонг-лист систем. Отбор был жёстким и происходил по следующим требованиям:
- 1. Возможность оплаты со счёта компании
- 2. Управление проектами и по каскадным, и по гибким методикам
- 3. Русскоязычный интерфейс
- 4. Удобство использования
- 5. Обучающие видео
- 6. Доступный уровень сложности настроек
- 7. Стоимость
Изначальный список из 50 систем сократился до 17 — выбыли сервисы, которые тормозили, и те, что оказались заточены только под гибкие подходы. Отсюда отсеяли ещё семь зарубежных программ. Осталось 10 сервисов.
Оставшиеся таск-менеджеры Юрий тестировал в течение недели и вёл там параллельно три проекта: запуск нового продукта по гибкой методике, строительство школы по каскадному методу и работу над сайтом «Самолет», то есть разработку платформы и наполнения её контентом.
В финал вышли четыре системы — из них три отсеялись:
✔️ Yandex Tracker. По итогам оказался дорогим и сложным для настройки, несмотря на их гибкость и хорошие функции
✔️ Битрикс24. Привлёк Базой знаний, CRM и корпоративным интернет-порталом. Есть управление проектами. Но программу сложно настроить самостоятельно — нужно звать подрядчика и писать для него ТЗ! Довольно тяжеловесное решение для стартапа. Плюс стоимость оказалась слишком высокой
✔️ Корпоративная Jira. Сошла с дистанции из-за сложности настроек, недружелюбного интерфейса и подтормаживания
✔️ Weeek — остался. Покорил минималистичным дизайном, функциональностью и возможностью использовать одну систему для всего. Команда оценила Базу знаний и возможность как каскадного, так и гибкого управления
Внедрение Weeek
Внедрение изменений — процесс непростой. В «Самолет» оно проводилось по двум направлениям: через CEO и саму команду.
Сначала Юрий пообщался с сотрудниками: рассказал им о возможностях сервиса и попросил всех вести задачи в Weeek.
Когда стало понятно, что это не сработало и в сервисе ничего не происходит, он подготовил презентацию с отработкой возражений, на которую пригласил CEO Weeek Ивана Мараховку.
Вместе они рассказали об эффективном управлении и сделали упор на то, что Weeek — это удобный инструмент для работы с задачами: единое пространство, источник правды и прозрачность на всех уровнях.
Следом сотрудникам «Самолета» озвучили сроки и этапы перехода в сервис, создали чат поддержки и провели небольшое обучение по управлению проектами от Scrum-мастера.
После демонстрации ситуация поменялась: сотрудники «Самолет» стали переходить в сервис сами. Их привлекла широкая функциональность и возможность быстро перемещать задачи по статусам и датам.
Сопротивление всё же осталось. Поэтому вместе с внедрением планирования, регулярности статусов, план-факта выполненных задач и статусов по проектам возникло правило: нет задачи в Weeek — значит, ничего не сделано.
Затем Юрий подготовил презентацию для CEO Алексея. Юрий рассказал, что из-за недостатка планирования работа идёт медленно, а сам он занят тушением мелких пожаров и срочных задач, а не своей основной деятельностью.
Главным было донести важность целей проектов, их защиты и проведения ретроспектив. Weeek стал в этом удобным инструментом и помощником.
Как отставали сотрудники, которые не вели свои задачи в Weeek
В Weeek не сразу перешло одно направление «Самолет Образование». И как раз там не хватало прозрачности в процессах и чёткого соблюдения сроков.
Чтобы отслеживать прогресс, Юрий каждую неделю записывал проекты и статусы по направлению и фиксировал процент их выполнения — и обнаружил, что статусы некоторых проектов не обновляются неделями.
Причин было две:
- Сотрудники стеснялись признаться, что проекту нужны дополнительные ресурсы и помощь. Из-за этого о просроченном запуске объекта узнавали постфактум
- Сотрудники переключались на другие срочные задачи и забывали про текущий проект — то есть не хватало качественного планирования
Weeek помог добиться прозрачности и решить обе проблемы. В просроченные задачи включался СЕО, поскольку видел статусы. А чтобы сотрудники не переключались на другие проекты, на еженедельных встречах им стали напоминать о забытых задачах и повторно фокусировали на приоритетных. Так работа перестала замирать.
Результаты внедрения Weeek
На переход всей команды в Weeek ушло два с половиной месяца.
Как итог — количество просроченных задач сократилось на 80%, а оставшиеся 20% приходились на неучтённые сроки и риски. Управление всеми задачами и проектами, а также развитие каждой вертикали внутри бизнес-юнита стали прозрачными.
Появились дорожные карты проектов — благодаря тому, что к каждой инициативе прикреплялись конкретные финансовые цели. Это помогало убедить совет директоров в экономической выгоде проекта. Вместе с этим внедряли и более сложные метрики — например, конвертацию аренды жилья в покупку.
Самое главное — прозрачность для ментора Максима Спиридонова и совета директоров. Любой член совета директоров может зайти в наше рабочее пространство и увидеть, какие проекты мы ведём и для достижения каких результатов.
В рабочем пространстве «Самолет» находятся все задачи и проекты — у каждого направления они свои. Команда использует несколько типов Канбан-досок для разных целей.
Например, для контроля над всеми объектами в рабочем пространстве есть отдельная доска для планирования. Это помогает CEO держать в фокусе сами объекты, их запуски и закупки.
Следующий тип досок — по запуску продуктов. Это консалтинг — здесь есть бэклог, в котором лежат задачи, текущий спринт, просроченные задачи, следующий спринт и колонки: Заблокировано, Выполнено, Отменено.
Есть доска с задачами для СЕО. Там Юрий фиксирует встречи с сотрудниками в формате one-to-one и задачи по повышению эффективности других продуктов. А также задачи из крупных проектов с лидерами других направлений «Самолет».
Для проведения ретроспектив и планирования с CEO и руководителем есть отдельный бэклог со статусами: В работе, Фокус, Заблокировано, Завершено.
Для работы по нему есть легенда. Это документ в Базе знаний, где описано, какие бывают задачи и как они делятся по типу, статусу и направлениям.
Команда «Самолет» работает с приоритетами: зелёным цветом помечаются задачи с низким приоритетом, красным — срочные задачи.
Другие важные инструменты в бизнес-юните — доступы и приватность. Ограничение доступа используют, чтобы защитить проекты от случайного перемещения и удаления сотрудниками, а приватность — для конфиденциальных задач по финансам, зарплатам и стратегии.
Также в «Самолет» используют диаграмму Ганта. Она нужна в проектах по запуску садов или строительству, где последовательность работы жёстко фиксирована и необходим каскадный метод.
Базу знаний в «Самолет» применяют для навигации по документам. На главной странице находятся основные разделы:
- «Поделиться идеей» — форма опросов для коллег, где каждый может высказать своё мнение и предложить идею
- «Процесс адаптации сотрудников» — памятка для нанимающего менеджера, инструкция по онбордингу
Weeek помогает ориентироваться в разных каналах и хранить всё в одном месте. Например, здесь находится ссылка на собранные документы в Miro.
Как «Самолет» оценивает переход на Weeek и чего не хватило
«Самолет» признаёт: внедрение системы управления, её поддержка и развитие — крайне важные процессы.
При этом важно не просто внедрить систему, но и контролировать её. Поддерживать рабочее пространство и следить за его актуальностью, делать его единым источником правды для принятия решений и оценки сотрудников.
Чего сейчас не хватает компании для большей оптимизации:
- Очереди к функциям бэк-офиса
Это позволит заказчикам «Самолет» обращаться к функциям поддержки для оказания услуг: юридической консультации, заключения договоров и оплаты счётов через единое окно.
- Прокачанного управления по каскадному подходу
Сейчас при смещении одной связанной задачи вторая не двигается сама — их приходится перемещать вручную. Из-за этого работа в проектах с каскадным методом занимает больше времени.
- В CRM — гибких настроек воронок, кастомных полей и улучшенной интеграции с Webflow
Хотелось бы ознакомится со всей легендой, где описано, какие бывают задачи и как они делятся по типу, статусу и направлениям.