NailMaker Bar — сеть из 30 салонов красоты в Москве. Шесть салонов принадлежат собственникам, а 24 работают по франшизе: ими руководят 15 партнёров-франчайзи. Компания развивается в двух направлениях — собственно, бьюти-услуги в салонах и развитие франчайзинговой сети.
Задача тут нетривиальная — согласовать работу разных точек с разными руководителями так, чтобы всё шло в унисон: качество услуг, темпы роста и работа удалённой команды. Узнали, как WEEEK стал инструментом достижения этих целей.
30 салонов, 30 человек — и единое окно для работы
В WEEEK работает управляющая компания NailMaker Bar — порядка 30 пользователей. Управляющая компания состоит из двух отделов — исполнительного и коммерческого.
В исполнительный отдел входят управляющие салонов, руководящие точками, а ещё отдел запуска и сопровождения франчайзи — это ангелы-хранители франчайзи, которые помогают им жить и развиваться.
Второй отдел — коммерческий. Это как раз мой отдел. В нём три ветви: маркетинг, колл-центр и отдел сопровождения.
Весь отдел маркетинга работает в WEEEK на общей доске с задачами всех сотрудников. Здесь управляем кампаниями, акциями и соцсетями салонов.
С колл-центром по-другому. У операторов свой софт: CRM и IP-телефония. В WEEEK работают только руководитель и старший менеджер-оператор.
Также в WEEEK работают управляющие салонов — здесь им ставят задачи партнёры или управляющая компания. Это найм персонала, согласование мотивации для сотрудников, обучение администраторов, рекламные активности — например, пройти с кросс-маркетинговыми предложениями по соседним салонам.
А ещё у нас есть отдельная доска — «Ключевые задачи». Эти задачи важны и для развития команды, и для компании, а также они влияют на мотивацию команды. Планы тут распределены по колонкам — одна колонка на каждый месяц, а в каждой колонке — ключевые задачи на месяц для разных сотрудников.
Например, на июнь ключевой задачей был выход на Казахстан и формирование списка ценностей для нашей франшизы. Это ещё один инструмент верхнеуровневого планирования и развития сети в едином русле.
Единая система приоритизации
На главную цель компании направлен ещё один инструмент — общая система приоритизации задач.
Мы используем три приоритета — для разных типов задач:
- Первый приоритет, высокий — ставится задачам, которые касаются всей сети салонов и имеют значение для всех
- Если задача касается одного салона — скажем, клиентский день на отдельной точке или продление акции — это второй приоритет, средний. Это задачи, которые требуют работы, но несут результат не для всей сети, а только для одной локации.
- И есть задачи без приоритета. Это текущие задачи типа «Отчёт». Это типичная задача с низким приоритетом, потому что работа отдела маркетинга — генерить клиентов и прибыль. Отчёты нужны, но клиентов не они не приводят.
Три фичи, которые упрощают работу с задачами
Раньше мы пробовали использовать таск-менеджер Platrum, но я оказалась не готова работать в этой системе — больно нагруженная и неудобная. Параллельно я искала способ организовать личные дела — и нашла WEEEK. Мне понравились и функции, и внешний вид. Сама потестировала его неделю, всё понравилось, быстро сделала презентацию руководителям — и мы благополучно переехали весной 2023 года. Кстати, один из продающих аргументов при переезде на WEEEK у меня был такой: «Там столько уроков и гайдов, вам будет очень легко».
Назову персональный топ-3 фич, которые существенно облегчают жизнь.
- Разные виды отображения задач
Для своих задач я использую приватный проект, поскольку там находятся конфиденциальные задачи. Работа с собственниками компании визуализируется в виде Канбана: там мы отражаем направления работы сети на двух рынках — B2C (бьюти-услуги) и B2B (развитие сети).
Мне удобно отслеживать задачи по разным направлениям именно так. А моим руководителям и линейным сотрудникам удобнее фильтровать задачи на недельном календаре — либо смотреть задачи со сроком на диаграмме Ганта, чтобы понимать недельную загрузку.
Или ещё пример — когда закрываем месяц, то отчитываемся о количестве выполненных задач. Для этого открываем задачи в режиме списка и сразу видим полотно выполненных и невыполненных задач. Наглядно, по факту.
- Фильтр задач
Спасение, когда в компании много отделов, в отделе множество сотрудников и у них всех суммарно множество задач. Мы фильтруем задачи по приоритетам, по тегам или ключевым словам, по исполнителям — и отслеживаем статусы по процессам в целом.
Эта же фича помогла переломить сопротивление команды, когда мы отошли от идеи использовать отдельные доски для каждого сотрудника. Им было так удобно, да, но руководителю — нет. Стали переводить на общую доску отдела, и встретили контраргументы: мол, я не вижу своих задач, как же мне быть. Подсказали фильтровать по себе как по исполнителю, и проблема исчезла.
- Возможность делать внутренние заметки
И сразу их прикреплять. У нас есть хранилища Google Drive и Яндекс Диск, но удобно, когда можно создать дополнительный документ и сразу прикрепить его к задаче. Держать всё в одном месте, просматривать оттуда и никуда не переходить.
Планирование и декомпозиция для контроля и планирования — или что WEEEK смог дать NailMaker Bar
К перечисленному выше — нам нравится, что в WEEEK можно сделать большую задачу и разбить её на подзадачи, каждую со своими сроками и ответственным.
Приведу два примера.
Каждый месяц у нас есть задача — открытие нового салона. Это большой процесс, начиная от заказа вывески и настроек на сайте до подготовки точки на Яндекс Картах, Google Maps и полиграфии, — то есть комплекс работ. Такую задачу заводим в WEEEK и распределяем на каждого. Я, как руководитель, слежу за совокупным прогрессом, а девочки, ответственные каждая за свой кусочек, видят у себя в календарях нужные задачи.
Второй пример: задача «Продлить акцию 1+1=3» (третья услуга в подарок — прим. ред.). Это другая комплексная задача, которую надо реализовать пошагово. Её делим на такие подзадачи: «Продлить акцию на сайте», «Обновить условия», «Публикация в соцсетях».
Ещё у нас стабильно есть множество задач с дедлайнами — это и открытия салонов, и различные инфоповоды. Бьюти-индустрия реагирует на всё: Новый год, 14 февраля, 8 марта, выпускные, 1 сентября, сезон свадеб, отпуска — всё отражается на бьюти-сфере.
У нас регулярно проходят тематические акции и клиентские дни — а это всегда жёсткие дедлайны и большая работа, которую важно заблаговременно начать. То есть заранее разработать акцию, спустить регламенты на салоны, прогреть аудиторию и вовремя запустить саму акцию.
Благодаря WEEEK мы перестали срывать сроки и стали спокойнее работать — потому что всё распланировано и пошагово декомпозировано на подзадачи.
Подписаться 
