Меня зовут Евгения Иванова, я операционный директор в агентстве HighTime Agency. Мы SEO-команда с углублённой экспертизой в продвижении IT- и tech-продуктов. Разрабатываем стратегии SEO-продвижения для международных рынков (Россия, США, Европа, Латам, APAC), создаём мультиязычные сайты и выводим проекты в топ-10 по ключевым запросам.
За 13 лет работы продвинули более 300 000 запросов и помогли клиентам из 25 стран сделать ощутимый прирост трафика, продаж и активных клиентов.
Как и зачем команда HighTime перешла на Weeek
Наша команда быстро выросла за последний год из небольшой группы единомышленников до агентства с несколькими командами.
Ранее все процессы (особенно те, которые обеспечивали операционную деятельность компании) решали в ручном режиме основатели агентства либо руководители. Все вопросы обсуждались в чатах.
Когда количество операционных задач и вопросов стало превалировать над количеством времени для работы над стратегическими задачами, мы решили найти систему планирования задач.
Тестировали несколько вариантов: Kaiten, «ПланФикс» и другие. Остановили выбор на Weeek в большей степени благодаря простоте и дружелюбному интерфейсу.
Следом мы перенесли в Weeek даже клиентские проекты. Вся работа с ними строится из задач согласно проработанной стратегии. Отслеживание хода работы доступно и нам, и клиентам. Часть из них приглашены с ролью Гость, но есть и пара человек, которые имеют права как участники пространства. Это удобно, так как часть дел на стороне клиента и бывают последовательные задачи. Здорово, что все владеют полной картиной происходящего.
Сейчас с Weeek работают 35 человек.
Структура рабочего пространства и как выстроили процессы
Внутри пространства мы создали проекты по направлениям и командам.
Направления — это общие процессы в работе, то, что касается всех либо нескольких команд. Например, команда HR, команда руководителей, коммерческий отдел делятся на маркетинг и продажи. Отдел производства делится на команды по географии проектов — у нас это регион России и зарубежные проекты.
Вся основная работа строится внутри командных проектов. Например, есть папка «Операционный блок». В ней лежат проекты:
- «Календарь платежей» — к нему есть доступ у всех, чтобы поставить задачу на оплату
- «Оплаты клиентов» — здесь доступ ограничен, могут зайти только те, кто ведёт клиентов, и руководство
В папке HR есть проекты с задачами HR по всем направлениям, индивидуальные планы развития сотрудников по всем командам, график отпусков. И в каждом настроены соответствующие доступы.
На мой взгляд, один из самых полезных инструментов, который мы внедрили, — это календарь оплаты клиентов.
Раньше было так: бухгалтер в чате писала и спрашивала, кто оплатил. Чтобы понять, кто задерживает оплату, и составить понимание по срокам, нужно было искать информацию в чате среди множества сообщений и выписывать её себе.
Сейчас у нас в проекте всё построено так: есть доски — одна доска на один календарный месяц. Когда календарный месяц проходит, просто спускаем его вниз списка всех досок. В каждом месяце есть статусы оплаты, это колонки К работе, Счёт выставлен, Оплата поступила, Акт подписан.
Задачи — это клиенты. В каждой хранится вся информация о клиенте. Поскольку в новый месяц мы дублируем задачи из предыдущего, сохраняются и все комментарии об изменениях.
Ещё мы сделали утверждающего в календаре платежей, правда, пока ребята часто забывают выставлять его самостоятельно.
Также используем Базу знаний. В ней храним руководства, чтобы стажёры и действующие специалисты могли зайти в любой момент и изучить правила.
Что хочется улучшить в Weeek
Возникающие технические вопросы обычно помогает решать поддержка. А вот по функциям, которых не хватает:
- Ранее я работала с «ПланФиксом». Оттуда не хватает некоторых возможностей, особенно в вопросе работы с сотрудниками. Там классно выстроены замена и назначение ВРИО (временно исполняющего обязанности — прим.) на время отпуска. Также есть передача задач уволенного сотрудника — возможность зайти под его именем и посмотреть задачи и действия. По дорожной карте вижу, что последнее скоро появится
- Также было бы здорово, если бы вместе с карточкой можно было двигаться по экрану. Сейчас не очень удобно переносить задачку по столбикам, так как всё рабочее пространство не сдвигается вместе с переносом. Приходится заходить в задачу и менять расположение задачи в колонке там
Подписаться 
