Эти разноцветные круги наверняка встречались тебе ещё в школе и вузе. С их помощью преподаватель показывал взаимосвязи между объектами, а вы с ровесниками пытались, например, найти пересечения судеб героев «Властелина колец».
Сегодня поговорим, сколько пользы на самом деле приносят «кружочки» в планировании и работе. Чем отличаются диаграммы Эйлера и Венна (да-да, они разные!). И научим, как пользоваться диаграммой, чтобы добавить +1 инструмент в копилку своих скиллов.
Что такое диаграмма Венна
Это инструмент визуализации данных, который показывает пересечения множеств. Он используется в математике, логике и других науках, а также везде, где нужно наглядно показать взаимоотношения явлений.
Диаграмму назвали в честь Джона Венна — британского математика и логика. В 1880-х годах он предложил использовать её в том виде, который мы знаем сейчас. Но похожие схемы существовали и раньше.
Плюсы использования
Этот инструмент не зря ценили наши амбициозные прапрапра. Диаграмма удобна, потому что:
🖌️ Легко нарисовать от руки или по шаблонам, на бумаге, доске и в разных онлайн-сервисах
🧠 Можно не разбираться глубоко в теме, но всё равно уловить связи
👀 Супернаглядная: тут даже комментировать не нужно, всё и так понятно
📈 С её помощью можно выявить иерархии, просчитать вероятности или найти неожиданные ассоциации
⚪ В диаграмме могут быть и два-три круга, и десятки. Когда их больше четырёх, иногда используют овалы, чтобы все множества пересекались корректно
С помощью таких диаграмм можно глубже проанализировать текущие проекты в WEEK. Например, выявить неочевидные связи между задачами и иначе распределить ресурсы. Ну и красиво же, правда? :)
Основные термины и обозначения
Слово «кружочки» всем и так понятно, но давай проявим уважение к математикам, которые всё это разработали, и немного изучим матчасть. Она такая же понятная.
Множество (набор)
Это совокупность данных или объектов, которые что-то объединяет. Например, сотрудники одного отдела, комплекс подзадач или группа товаров одной категории.
На диаграмме они будут изображены в одном круге.
Объединение (∪)
Все элементы множеств в диаграмме, которые входят хотя бы в один из кругов.
Пересечение (∩)
Общие элементы для двух и более наборов. Скажем, шуба — элемент наряда и Деда Мороза, и Снегурочки. Или, например, четверг — отчётный день и для менеджеров, и для их руководителей.
Универсальное множество
Это совокупность всех рассматриваемых элементов в той или иной задаче, в рамках которых определены остальные множества. Например, список идей по запуску нового проекта. В таком множестве кругами будут категории идей.
Дополнение множеств
Все данные, которые не относятся к тому или иному набору, но входят в универсальное множество. Представь, что в списке твоих ежедневных задач в офисе — вёрстка сайтов, рассылки по запросу, участие в созвонах, а также полив орхидей. Последний пункт входит в универсальное множество дел, но не связан с остальными.
Разность множеств
Элементы, которые принадлежат одному множеству, но не пересекаются с другим.
Здесь самое время сказать, чем диаграмма Венна отличается от диаграммы Эйлера:
💠 Венн предложил показывать все возможные связи между множествами. В том числе те, которые могут быть лишь «в проекте»
💠 А Эйлер решил учитывать только реально существующие пересечения
Оба способа полезны, просто первый даёт больше простора для гипотез и новых идей, а второй — лучше показывает то, что уже есть.
Виды диаграмм Венна
Вот примеры диаграммы Венна, которые будут полезны для решения различных задач.
Диаграмма из двух кругов
Самая простая и понятная. Используй её, например, в презентации, чтобы показать, что команда вовлечена в несколько схожих процессов по двум разным проектам.
Диаграмма из трёх кругов
Классика диаграмм Венна. Подходит, например, для анализа сильных сторон и схожих компетенций сотрудников.
Диаграмма из четырёх и более кругов
Вариант для глубокого анализа данных сразу по нескольким группам задач или разным проектам. Представь, что ты проджект-менеджер в маркетинговом агентстве. Команде нужно разработать к «Чёрной пятнице» вовлекающую браузерную игру для сети магазинов для дома, дачи и ремонта. Вы вместе анализируете сегменты самых активных продаж в прошлые года и рисуете диаграмму Венна.
Диаграмма Эдвардса-Венна
Это одна из разновидностей диаграммы Венна. Её предложил британский генетик и статистик Энтони Уильям Фэйрбанк Эдвардс. Он показал, что можно визуализировать более 4 множеств, если превратить их в полукруги и более затейливые фигуры. У всех — общий центр, но разные формы и цвета для наглядности. Вариант для продвинутых!
Где применяют диаграмму Венна
В примерах выше мы уже упоминали варианты, где этот инструмент особенно полезен. Соберём их вместе.
В бизнесе:
- Анализ рынка, целевых аудиторий и конкурентов
- Анализ продуктов, их смежных и различающихся функций, корректировка УТП
- Перераспределение материалов и ресурсов команды
- Изучение слабых и сильных сторон продукта, команды и компании в целом, сбор материала для оценки угроз и новых возможностей
В обучении и самообразовании:
- Составление продуманного и гибкого плана занятий
- Анализ информации, удобная визуализация объёмных тем, поиск новых ассоциаций для запоминания
- Поиск точек роста для себя или для коллег
Чтобы навести порядок, я предложила команде использовать диаграммы Венна как инструмент планирования. Сначала мы делали это скорее ради эксперимента — красиво, но без системы. Но очень быстро поняли, что визуальная модель пересечений действительно помогает структурировать проект
На общих созвонах мы задаём три ключевых вопроса:
1. Кто отвечает за конкретное направление
2. Какой результат должен быть получен в этой зоне
3. Какие цели и задачи пересекаются со смежными направлениями
К примеру, в одном крупном проекте клиент заказал сразу сайт, каталог продукции, визитки, а также бренд-стратегию и стратегию продвижения. Чтобы не допустить хаоса, мы с коллегами построили диаграмму Венна из трёх кругов: брендинг, дизайн и производство материалов, цифровое продвижение
В каждом множестве обозначили уникальные задачи, а в пересечениях — зоны, где необходима синхронизация. Именно эти пересечения стали ключевыми: они выявили «ничьи» задачи, которые раньше терялись между командами. Так нам проще стало заранее определить общие точки решений — например единый визуальный стиль, требования к контенту и финальные артефакты, без которых продвижение невозможно
Применение диаграмм Венна дало нашей команде прозрачное распределение ответственности и понимание зависимостей между задачами. Мы снизили случаи «перебрасывания» задач между коллегами. Кроме того, теперь мы делаем единый чек-лист общих зон, который сопровождает проект от начала до конца
Примеры использования диаграммы Венна
Заглянем на кухню нескольких бизнесов, которые ведут проекты в WEEEK, и посмотрим, как им может пригодиться диаграмма Венна.
Пример 1-й
У Андрея сервис по техническому обслуживанию и ремонту элитных маломоторных судов — например яхт и прогулочных катеров. Сейчас мастера занимаются 9 судами, и нужно сдать все работы к следующему плавательному сезону.
Андрей, менеджер и старший мастер смотрят дорожную карту и диаграмму Ганта по всем текущим задачам, а затем составляют диаграмму Венна и добавляют в общую базу знаний команды. Диаграмма поможет продумать закупки расходников и запчастей по группам и срочности, а также перенаправить мастеров по участкам работ.
Пример 2-й
Кавер-группа Светланы планирует репертуар для праздничных выступлений. Одни просят дискотеку 80-х и 90-х, другим не важны годы, но песни должны быть только на русском. Третий заказчик — организатор свадьбы, и нужен акцент на романтику. А в четвёртом случае будет детский праздник, поэтому плейлист должен быть энергичным и приличным.
Светлана анализирует все пожелания и обсуждает с командой, сколько номеров дополнительно они успевают подготовить. Все эти данные, списки песен, технические требования площадок и диаграмма Венна с наборами сценариев теперь есть в документах группы в WEEEK.
Как создать диаграмму Венна: пошаговая инструкция
Строим в PowerPoint
Популярная программа для создания презентаций предлагает множество готовых шаблонов для визуализации. Но вариант диаграммы Венна там всего один. Давай попробуем построить его и посмотрим, как сделать разные варианты под твои задачи.
1️⃣ Создай пустую презентацию. Во вкладке «Вставка» вверху страницы выбери пункт SmartArt. Откроется список графиков и диаграмм. Тебе нужен значок с четырьмя кружочками в разделе «Список»
2️⃣ На слайде появится шаблон диаграммы с четырьмя кружками. Чтобы удалить ненужные или добавить ещё, управляй списком слева. Например, сейчас тебе нужны три круга — тогда сотри пункт списка
3️⃣ Задай множествам цвета: одинаковые подчеркнут их сходство, а разные — отличия. Кликни по диаграмме, нажми на значок с палитрой во всплывающем меню и выбери нужную цветовую схему
4️⃣ Линейный вариант диаграммы Венна подойдёт, чтобы показать не только связи и различия, но и иерархию. К примеру, тебе нужно проанализировать, над какими задачами коллеги работают вместе, а какие в их личной зоне ответственности. Для этого впиши в круги Венна должности в нужном порядке
Добавляй стрелки и текстовые поля через меню «Вставка», чтобы прописать, где у кого общие задачи, а где — личные
5️⃣ Теперь создадим более традиционную диаграмму Венна. В нашем случае она поможет выявить общие дела или боли всех трёх коллег
Для этого удали один из кругов в списке слева. Затем выбери в меню SmartArt пункт «Фигуры», затем «Простые фигуры» и «Овал». Нарисуй на слайде произвольный круг и подгони его под размер других.
6️⃣ В выпадающем меню задай параметры множества: цвет заливки и контура, положение относительно других, шрифт и другие моменты. Система подскажет, как выровнять новый круг симметрично
Добавляй круги и овалы в шаблон, меняй их цвета, добавляй стрелки и текстовые поля через меню «Вставка» — и у тебя получится именно та визуализация данных, которая нужна.
Строим в Excel
Здесь всё почти так же, как в PowerPoint. Только найти нужный шаблон сложнее — зато проще редактировать и видоизменять. Сейчас покажем.
1️⃣ Кликни по меню «Вставка». В выпадающем списке выбери пункт SmartArt, а в нём — «Связь»
2️⃣ На листе появится диаграмма другого типа — спокойно, так и должно быть. Это лишь первый вариант из большого списка, который предлагает Excel. Щёлкни по стрелке в разделе с вариантами диаграмм, и тебе откроется полный список. Диаграмма Венна — в самом низу.
Да, поиски длинноваты, зато есть сразу два простых шаблона — со множествами по горизонтали и классический с тремя кругами. Нажми на тот, что нужен сейчас
3️⃣ Теперь о приятном! Текст во множества можно добавлять напрямую, а убирать круги и создавать новые можно по старинке комбинациями Ctrl+C, Ctrl+V
4️⃣ Варианты цветовых схем и дизайнов доступны в меню вверху страницы
Например, мне нужно объяснить ученикам концепцию «продуктового подхода». Тогда я строю в презентациях, гайдлайнах и других материалах диаграмму Венна. По ней сразу понятно, что только при пересечении факторов «Рынок», «ЦА» и «Фаундер» можно в рамках этого подхода получить результат определённого уровня. Ведь если учитывать только аудиторию и рынок и забивать на личный интерес и драйв, мы попадаем в ловушку вынужденности и делаем то, что не нравится
Если понимаем только аудиторию и себя — существуем в отрыве от рынка и получаем решения, которые не вписываются в экономику, законодательство или тренды, а то и вовсе вылетаем из ниши. Если ориентир только на себя и рынок — забываем про специфические потребности и потребительские привычки аудитории, etc :)
Диаграммы Венна работают лучше, чем линейные схемы или блоки, потому что показывают одновременно независимость компонентов, их взаимосвязь и, что важно, зависимость результата от их сочетания. К тому же они интуитивно понятны и не привязаны к личности того или иного спикера
Какие сервисы и инструменты пригодятся, чтобы создать диаграмму
Про пакет Microsoft Office мы подробно поговорили выше — это самый очевидный и доступный вариант. Но ты можешь выбрать и более стильные визуалы, тем более что многие доступны бесплатно.
Visme. Инструмент с преимущественно бесплатным доступом, который не ограничен по времени. Достаточно зарегистрироваться, и можно строить диаграммы Венна в стильных шаблонах и получать готовые слайды для презентаций. Параллельно здесь можно верстать документы и презентации, делать инфографику — функций много.
Lucidchart. Сервис предлагает множество форм и шаблонов для сложных диаграмм — есть даже красивые лепестковые и квадратные. В нём можно работать совместно, а ещё он интегрируется с Google Docs и другими популярными сервисами и приложениями для бизнеса. Базовые функции доступны бесплатно, расширенные — в тарифе для одного человека, небольшой команды и крупного коллектива.
Creately. Разработка для визуализации данных в различных сферах бизнеса — от IT и дизайна до маркетинга и производства. Диаграммы Венна, которые ты нарисуешь здесь, можно скачать в формате SVG для максимальной чёткости или в виде изображений для документов Word и презентаций PowerPoint. В бесплатной версии шаблоны простые, в платных — самые причудливые для многосоставных схем.
Visual Paradigm. Любопытный сервис для самых разных задач — от вёрстки брошюр и профессиональных презентаций до составления фотокниг. От разнообразия шаблонов диаграмм Венна тут и глаза могут разбежаться. Выбор хорош уже в бесплатной версии, а самые дорогие тарифы даже включают генерацию изображений с помощью ИИ и чат-бот, который возьмёт на себя аналитику и поиск инсайтов по твоим данным.
Парочка лайфхаков, чтобы создать крутую диаграмму Венна
Мы уже столько всего тебе показали, так что будем краткими 😇 Напоследок расскажем, как сделать диаграмму, которая донесёт смысл максимально точно и порадует дизайном.
Собери все данные заранее. Пусть имена и цифры, результаты опросов и исследований, предложения коллег или клиентов будут в одном документе под рукой. Так будет меньше рисков перегрузить диаграмму или забыть важные множества.
Следи за гармонией цветов и фактур. Выбирай спокойные оттенки и простые шрифты, которые хорошо видно и на светлом, и на тёмном фоне. Некоторые части диаграммы лучше сделать более прозрачными на фоне других — пробуй разные настройки. А яркими диаграммами можно, наоборот, подсветить проблемную ситуацию — пользуйся этим приёмом.
Выноси информацию в подписи. Пересечения множеств слишком малы, поэтому пригодятся стрелки и отдельные текстовые поля. Если сказать нужно больше, чем влезает на один слайд, чередуй тезисы и диаграммы.
Экспериментируй с дизайном. Диаграммам можно добавить объёма, а некоторым их элементам — анимацию. Если решишь, что твоему выступлению такое подходит, применяй эффекты постепенно и понемногу. А дизайн пусть будет единым для всех диаграмм или хотя бы для одной группы — так смысл не спрячется за красивыми переходами.
Проверь с коллегами, что получилось. Открывайте изображения или всю презентацию на разных устройствах, анализируйте информацию и просто делитесь, нравится ли вам результат. Тогда к моменту выступления твои диаграммы будут и классными, и понятными для всех — для этого они и придуманы!
Властвуй над кольцами, кругами и смыслами, чтобы рабочие процессы становились ещё эффективнее!
Подписаться 
