Как WEEEK помог агентству About You работать над проектами

Меня зовут Илья Макаров, я заместитель директора в PR-агентстве About You. Помогаем повысить узнаваемость крупным брендам, артистам и предпринимателям. Среди клиентов — Black Star, Legacy Music, INVITE,  Imanbek, Виктор Дробыш и многие другие. 

В творческой сфере организовать процессы сложно

Пиар — это работа со СМИ и телевидением, генерация инфоповодов и тонны креатива. Когда у тебя много проектов — а у нас их более 20-ти, создать систему нелегко, особенно в творческой сфере. Пробовали ставить метрики, контролировать рабочие процессы, но безуспешно. 

С учётом того, что часть команды на удалёнке, ещё сложнее. У нас 6 штатных сотрудников и 6 фрилансеров — хочется понимать, кто как вовлечён в рабочий процесс. Но, когда часть сотрудников на расстоянии — это кажется невозможным. 

Чтобы как-то это контролировать, подключали Трелло, но он слишком базовый — нет подзадач, учёта времени работы и т. д. Перешли в Ноушен — он удобнее, но без русского языка в интерфейсе двум сотрудникам было дискомфортно. Альтернативы не нашли, поэтому остались в нём — настроили под себя и начали работу. Но после февраля начались проблемы с оплатой и постоянные сбои. Поэтому начали искать новый сервис, который поможет агентству продуктивно функционировать. 

Искали российский сервис, чтобы не было проблем с оплатой. Нам было важно найти платформу, которую легко настроить под себя, где комфортно работать, а также, где есть оперативная техподдержка и расширенный функционал для работы с задачами. Коллеги порекомендовали WEEEK — и он оказался тем, что нужно.

WEEEK помог объединить творчество и аналитику

В пиаре большая часть работы — генерация креативных идей и инфоповодов. Для их создания вовлекаем всю команду — один сотрудник придумывает идею и передаёт дальше, пока не утвердим идеальный вариант. 

Только в WEEEK удалось создать «машину брейнштормов» — один придумывает инфоповод, другие его отсматривают, накидывают свои идеи. В конце получаем готовый вариант, над которым поработал каждый участник команды. 

У нас есть доска «Брейншторм», где каждая карточка — идея для инфоповода. Внутри прописываем этапы работы с этой идеей. Например, я придумал инфоповод «Клава Кока купила машину за 5 млн» и передал коллеге. Он в WEEEK ее утверждает и добавляет своих мыслей, либо отвергает и предлагает взамен другие. В итоге идея проходит ряд сотрудников или «этапов отбора», а в конце получаем инфоповод для СМИ.

Потом анализируем продуктивность и трудозатраты — кто сколько времени затратил, какой результат принёс. В других сервисах такого сделать не удавалось, а здесь можем работать над креативом, отсматривать показатели и вести работу над кучей проектов одновременно. Это очень удобно.

На каждый проект свой сервис и WEEEK

About you — подрядчик по пиар-услугам для 20+ брендов и селебрити. А значит, что мы внедряемся в их процессы — и в их задачники. 

Например, музыкальный лейбл Black Star строит работу в отдельной CRM-системе, где ставят задачи и для нас. И так каждый клиент ставит нам задачи в своих сервисах, а мы синхронизируем всё в WEEEK. 

В этом нам помогает офис-менеджер — следит за новыми задачами, заносит в воркспейс и распределяет по проектам, отмечая исполнителя, дедлайны и т. д. Такой механизм снял стресс от переключения между платформами разных клиентов — процессы остались прозрачными, а мы работаем в своём сервисе.

Как строим работу сейчас

Для каждого клиента создаем свой проект и собираем команду, которая будет над ним работать. Обычно у каждого сотрудника по 3-4 проекта в зависимости от нагрузки. 

Помимо таск-менеджера работаем в Базе знаний — добавляем важные документы по клиентам. Офис-менеджер пользуется аналитикой — просматривает, сколько задач сделали и времени потратили в разрезе дня и недели. 

Еженедельно мы обсуждаем процессы на планёрках, и офис-менеджер делится статусами по задачам, рассказывает, где не успеваем и куда направить фокус. Это помогает не терять контроль над проектами и не тратить время на их анализ.  

Ещё это помогает отслеживать загруженность ребят — часто не понимаешь, что сотрудник закопался в задачах, пока он не скажет сам. WEEEK помогает это замечать заранее, — и не допускать выгорания у тех. Плюс, контролировать удалённых сотрудников — в телеграм-чатах это не очень эффективно. 

Что нравится в WEEEK

Больше всего нравится, что можно сразу получить техподдержку. Есть проблема — иду в телеграм-чат, и сразу помогают. Даже если это не проблема со стороны WEEEK и просто залагал компьютер, ребята ответят. Для нашей команды поддержка очень важна, и приятно, когда она оперативная.

Сервис удобный — я быстро разобрался и за полчаса объяснил коллегам, как в нём работать. Удобно, что без проблем оплачиваю подписку с российской карты. Из пожеланий — ждем возможности быстрой выгрузки данных.

В остальном, это простой сервис, в котором приятно работать с командой и удобно контролировать рабочие процессы. Агентство продуктивно функционирует и управляет клиентскими проектами — и в этом нам помог WEEEK.