Наша команда занимается обеспечением ведения процедур банкротства физических и юридических лиц от начала до завершения процедур. В мои задачи входит организация работы команды, отчёты моему начальнику о проделанной и текущей работе. По многим задачам я выполняю роль связующего звена между исполнителем и руководителем, принимаю участие в обсуждениях, совещаниях, разработке стратегии и принятии решений вышестоящими коллегами. Также веду дела клиентов, как юрист.
Тогда
Главные проблемы до внедрения Weeek:
- 1. Забывчивость сотрудников — часто задачи терялись в текучке других дел;
- 2. Сложность в осуществлении контроля — приходилось отслеживать все по «бумаге» на столах коллег.
Раньше мы использовали обычные бумажные ежедневники. К слову, полностью отказаться от них не удалось и сейчас. Культура ведения ежедневников находилась на крайне низком уровне — большинство коллег надеялись на свою память, а задачи обычно записывались сплошным списком на «следующий день», либо разносились по датам также в формате сплошного «to do» списка.
Иногда на помощь приходили стикеры, которыми обклеивали рабочие мониторы. Ежедневник каждого сотрудника невозможно было контролировать, а стикеры могли быть упущены из вида.
Сложность внедрения готового инструмента была в специфике работы. Руководство опасалось утечек конфиденциальной информации из сервисов. Я был новатором в нашей команде и старался продвигать идею готового решения среди других. Для себя стал использовать Trello и Google-календарь, продолжалось это около года.
Мне нравилась систематизация рабочего процесса, но напрягала сложность внесения тасков в таск-менеджер и перенос их в гугл-календарь. Не устраивал процесс авторизации в сервисе, а также то, что сервис был зарубежным. Уведомления работали не так, как мне было нужно — приходили письма на емэйл, что не очень удобно.
Помимо систематизации процесса, я хотел решить ещё 2 задачи:
- 1. Не упустить важные мероприятия, не пропускать процессуальные сроки, всё делать своевременно, в соответствии с законом.
- 2. Иметь базу для создания письменного отчёта о сделанных мероприятиях за определённый отрезок времени — ежемесячные письменные отчёты, а также спонтанные проверки в стиле «Покажи список мероприятий, сделанных за такой-то промежуток времени».
Сейчас
По началу было сложно разобраться в интерфейсе, ушло время на понимание концепции Weeek. Я до сих пор не использую все возможности сервиса, но однозначно могу сказать, что он очень функционален и удобен для меня. У меня возникли сложности с настройкой уведомлений в Telegram, но команда сервиса помогла мне решить их. Все баги и проблемы исправляются, ребята стабильно выкатывают обновления.
Weeek для меня — это инструмент, в который я заношу всю текучку и долгосрочные мероприятия на будущее. Удобные напоминания не дают забывать о намеченном. Могу сказать, что он помогает мне самоорганизоваться и держать остальную команду в тонусе, не забывая о деталях. Я во время могу поинтересоваться ходом того или иного процесса, заранее напомнить коллеге о заседании суда, либо вытащить вопрос, требующий решения на обсуждение всей командой или с руководством. И, если это необходимо, своевременно обсуждать возникающие проблемы или накладки с руководством, которое принимает вытекающие решения.
В частности, Weeek использую для планирования судебных заседаний, сопутствующих задач и мероприятий по основному профилю деятельности, а также как личного помощника, чтобы не затеряться и не утонуть в бесконечном потоке задач.
Для нашей специфики работы не применим KPI. Мы его не отслеживаем, опираясь на результат работы команды. Результаты сейчас свидетельствуют о том, что Weeek существенно помогает: мы видим, что среди всего потока задач у нас не остается пропущенных или забытых.
Ранее я не видел всей картины, приходилось долго и муторно обсуждать, вести разговоры с каждым, узнавая чем он занимается в данный момент, что сделано, а что нет. Сейчас же я вижу картину мероприятий полностью, всё находится под контролем, а если что-то забываю, всегда прилетает своевременное уведомление о приближении события.
Раньше у нас показатели также близились к 100%, но все же иногда могло случиться такое, что кто-то пропускал судебное заседание или забывал подать документы в суд. Сейчас таких промахов не бывает благодаря Weeek.
Для меня не хватает возможности распечатать из Weeek информативный и красивый отчёт по назначенным и выполненным таскам. Бывают моменты, когда руководство требует показать, что находится в работе, сколько и какие задачи выполнены.
В остальном сервис меня полностью устраивает. Я не держу весь объём информации в голове, а когда надо — приходят оповещения. Во время работы с таск-менеджером, я вижу задачи, которые должны быть сделаны в конкретные даты, не допуская пропусков дедлайнов. Во внерабочее время, мой мозг отдыхает.
