Как сделать диаграмму Ганта в Excel: пошаговая инструкция с примерами

Сто лет назад её придумали для многоэтапных работ на производстве или
в строительстве, а чертили от руки. Сегодня её легко строить и обновлять где угодно, но работает она по-прежнему — показывает, как задачи распределяются
во времени. Мы про диаграмму Ганта — легенду проектного менеджмента.

Сейчас расскажем, как объединить силы этой имбы с возможностями Excel,
и покажем всё в деталях. И конечно, альтернативные варианты тоже будут 🙂

Что такое диаграмма Ганта

Блоки задач на диаграмме Ганта показывают последовательность работ. Какие-то задачи будут идти друг за другом: к примеру, отчёт нужно сначала составить, затем — отправить по почте, но никак не одновременно. Какие-то могут быть параллельными — скажем, монтаж ролика и рисование обложки для него. Главный плюс инструмента в том, что все знают свои зоны ответственности, не путаются
и соблюдают сроки.

Подробнее об истории создания диаграммы Ганта и её особенностях мы рассказывали в этой статье. Сохрани в отдельной вкладке, и давай вернёмся
к построению диаграммы Ганта в Excel. 

Как подготовить данные

Самое время расписать все вводные, чтобы сделать наглядную и подробную диаграмму. Давай прикинем, как это сделать, на примере.

Сергей руководит отделом бумажно-беловой продукции на канцелярском производстве. Его команде нужно запустить новую линию для производства трендовых блокнотов в точку. Оборудование уже привезли — нужно его установить, наладить, обучить персонал цеха, а параллельно заказать дизайнерам несколько макетов для пробной партии. Важно отпечатать новинки до середины следующего месяца, чтобы успеть презентовать их руководству, устранить недочёты
и отправить товар в магазины.

Вот что записывает Сергей, прежде чем строить диаграмму Ганта в Excel:

Как видишь, для начала понадобятся список основных дел и сроки — хотя бы примерные. Лучше сразу заложить +1 день на задачи, где требуется согласование, а если раундов переговоров светит больше, то и несколько дней. А цветом можно выделить ключевые моменты, без которых работа не продвинется, — в диаграмме Ганта они называются вехами. 

Следом Сергей переносит данные в Excel. Можешь делать как он или записывать таски сразу туда, если тебе так удобнее. Важно добавить слева столбец
с номерами, а справа — столбец с отведённым временем. Добавить длительность задач можно вручную или через формулу. 

Например, для подсчёта времени на первую задачу выдели нужную ячейку
в столбце Е, а в строке f(x) сверху впиши формулу =D2-C2. Цифра 2 здесь соответствует номеру строки на листе. Затем выбирай следующие данные
и вписывай формулу =D3-C3 и так далее.

Теперь, когда данные на листе, можно превратить их в диаграмму Ганта. Сейчас покажем как.

Способ 1. Линейчатая диаграмма с накоплением (Stacked Bar Chart)

Выдели столбец «Дата начала» вместе с заголовком. Затем в меню «Вставка» сверху выбери раздел «Диаграмма», а в нём — линейчатую с накоплением. Диаграмма появится поверх таблицы, но её можно перенести в любое место
на листе, увеличить или уменьшить. Вот как она будет выглядеть:

Теперь давай изменим формат вертикальной оси: добавим в диаграмму названия задач вместо номеров. Для этого щёлкни по диаграмме правой кнопкой мыши: сейчас понадобится пункт «Выбор данных» и максимум внимания.

Справа откроется область задач, где нужно будет поменять источник данных
в разделе «Подписи вертикальной оси». Чтобы вместо номеров отобразились дела из списка, выдели их в таблице — в нашем примере это строки 2–11 в столбце В. Раздел «Значения полос» оставь как есть, чтобы вид диаграммы не изменился.

Уже лучше, правда? Теперь давай «разлепим» даты выполнения задач — просто растяни диаграмму вправо или влево.

Заодно установим верный хронологический порядок, потому что сейчас сверху показана финальная задача. Для этого снова щёлкни по диаграмме правой кнопкой мыши, открой раздел «Форматирование» и в пункте «Вертикальная ось» поставь галочку «Обратный порядок категорий». Теперь всё по красоте, ещё и даты «уехали» наверх — так удобнее читать диаграмму и сразу прикидывать сроки.

Уже понятнее, но это всё ещё не Гант. Мы выбрали диаграмму с накоплением — вот оно-то нам и поможет. В меню справа вернись во вкладку «Данные» и добавь второй ряд данных в «Значениях полос». Первый, синий, охватывает данные ячеек С2–С11. Выдели ячейки Е2–Е11 — и появится второй ряд, который покажет отведённое на задачи время.

Розовые блоки — это, по сути, и есть диаграмма Ганта. Синие нам уже не нужны. Чтобы их убрать, измени формат ряда. Кликни по любому синему блоку, в разделе «Формат» в меню справа открой меню ряда «Дата начала», убери цветовую заливку и контур — и он исчезнет.

В этом же разделе можно наконец переименовать второй ряд и выбрать ему другой цвет, если хочется.

Ты уже молодец! Осталось только «сдвинуть» диаграмму, чтобы она начиналась
с нужной даты. Вернись к таблице, выбери правой кнопкой мыши дату начала первой задачи и зайди в «Форматирование данных». В верхнем выпадающем списке нужно выбрать формат «Общий» — после этого вместо даты появится пятизначная цифра. Сохрани её где-нибудь и верни формат «Дата» обратно.

А теперь вернись к диаграмме, открой её меню «Формат» и для горизонтальной оси поставь в графе «Минимум» ту самую пятизначную цифру. Готово — Гант «переехал» на нужный день.

Уф, диаграмма наконец готова. Да-да, уже слышим вопрос «А полегче можно?»
В следующих примерах покажем варианты попроще и побыстрее.

Способ 2. Временная шкала (Timeline Chart)

Вернёмся к Сергею и его запуску новой линии блокнотов. Вместо долгой работы
с шаблоном Excel он может добавить фигуру SmartArt и сделать удобный график работ из неё. Загвоздка в том, что SmartArt недоступны в онлайн-версиях Excel
в Microsoft 365 — только в десктопной версии. Если такого пункта нет в меню «Вставка», значит, фигур в твоей версии тоже нет. Тебе подойдут другие варианты — скролль, всё расскажем.

Для Сергея и всех, кто нашёл SmartArt, инструкция будет короткой. Да, мы сами рады 🙂 От первоначальной таблицы задач можно оставить только названия, сроки начала и окончания.

1️⃣ Выдели всю таблицу, а в меню «Вставка» выбери «Фигуры SmartArt» или просто зелёный значок диаграмм сверху. Наведи курсор и найди раздел «Процесс»,
а в нём — диаграмму «Временная шкала» (вторая стрелка справа в третьем ряду).

2️⃣ Перед тобой появляется стрелка с кружочками, которые будут обозначать задачи на таймлайне. Кликай по ней, вписывай задачи в текстовое меню, и с каждым нажатием Enter будет появляться следующий пункт. Все части диаграммы можно убирать и добавлять одним щелчком, а в меню «Область форматирования» сверху — менять шрифты, цвета и всё что угодно.

3️⃣ В такую диаграмму можно добавить даты, имена и другие важные данные, главное — не перегрузить её до нечитаемости. Исходную таблицу лучше держать рядом для ориентира.

Этот способ хорошо показывает последовательность работ, но, к сожалению, не отражает взаимосвязи процессов и даёт мало информации.

Способ 3. Шаблоны Google-таблиц

Как понятно из названия, это удобный готовый вариант. Но его придётся «разносить» под себя: убрать лишние строки и столбцы, вписать свои данные, настроить визуал. Погнали отсекать всё лишнее, чтобы сотворить шедевр менеджмента.

Для начала перейди на главную страницу гугл-таблиц и раскрой галерею шаблонов вверху страницы. Листай шаблоны до конца — и в разделе «Управление проектами» увидишь нужный.

Открывай шаблон: как видишь, здесь о-о-очень много всего для организации любого процесса.

Вернись к изначальной таблице с задачами, подумай, что удалить из шаблона,
и давай наведём порядок — впишем название диаграммы, задачи и имена исполнителей. Колонки с датами выдели и задай им соответствующий формат, чтобы в колонке «Продолжительность» автоматически появились цифры.

Осталось самое приятное — антистресс-раскраска! Переходи к блокам
с неделями и днями справа. Дни можешь поменять на даты, если удобно, а сами блоки — перекрасить на свой вкус. Финальный штрих — закрашивание ячеек там, где задачи проекта пересекаются с датами. Выделяй их вручную, заливай цветом
и лови дзен от того, как вы с коллегами всё круто продумали.

Способ 4. Условное форматирование (псевдо-Гант)

И ещё один несложный вариант — пожалуй, из всех предыдущих его быстрее всего собрать и заполнить. Правда, он больше подходит для проектов средней длительности и сложности, иначе составлять псевдодиаграмму снова будет долго.

Тебе ещё раз понадобится таблица с первоначальным списком дел. Добавь её
в гугл-таблицу или в обычный Excel, а справа «пришей» дополнительные столбцы
с датами на весь период работы. Вот так:

Теперь давай закрасим нужные ячейки, как в предыдущем способе. Но не вручную, а через формулу, чтобы не ошибиться и сэкономить время. Выдели все пустые ячейки под датами, открой вкладку «Формат», а в ней — «Условное форматирование». Справа появится окно меню: в правилах форматирования выбери «Своя формула» в самом конце. И вставь вот такую формулу:

AND($B2<=D$1;$C2>=D$1)

Задай цвет форматирования — и вот что получится:

Формула сохранит общую последовательность действий в диаграмме, даже если данные будут меняться в ходе работ. Так вы с командой точно всё успеете
и сохраните фокус.

Как построить диаграмму Ганта в WEEEK: пошаговая инструкция

Как видишь, у составления диаграммы в Excel и гугл-таблицах свои плюсы, но есть и недостатки. Давай обойдём их в WEEEK: улучшим структуру, добавим больше полезной информации для работы, а главное — ускоримся.

Представь, что ты отвечаешь за продвижение студии плавания, где регулярно запускают разные групповые программы. Тебе поручили подготовить рилсы
о наборе в новые группы. Первым должен выйти ролик о танцевальной аквааэробике, и ты хочешь снять блогеров прямо на занятиях, чтобы передать атмосферу движа.

Вот как можно спланировать выпуск рилса, чтобы ничего не забыть:

1️⃣ В рабочем пространстве нажми слева на + и Новый проект и придумай ему название.

2️⃣ Выбери режим отображения задач Неделя и начни проставлять задачи по дням. Можешь писать их сразу в календарь и нажимать на Enter, чтобы сохранить. Или сначала составить отдельный список и потом добавлять пункты один за другим.
К примеру, ты уже понимаешь, что нужно выбрать дни съёмок, когда группа аквааэробики будет заниматься утром и вечером.

3️⃣ Затем нужно будет предложить блогерам даты и согласовать съёмки. Следующий пункт плана — оповестить тренеров, чтобы они были готовы сниматься и подумали над упражнениями. Заодно важно заручиться письменными согласиями нескольких клиентов: кто-то охотно снимется, а кто-то наверняка откажется.

Моменты про расписание и согласия удобно добавить в «Подзадачи». Щёлкни
по нужной задаче, выбери соответствующий пункт внизу и пропиши его.

4️⃣ Теперь переключи режим отображения на Гант — и задачи проекта расположатся в виде диаграммы.

В меню справа сверху задай сортировку, например по дате начала. Диаграмма пойдёт вниз или вверх — как тебе и команде удобнее воспринимать.

5️⃣ Самое время добавить в диаграмму вехи — опорные события, без которых дело дальше не пойдёт. В нашем случае это окончательная подготовка к съёмкам рилсов, а затем оплата блогерам и монтажёрам.

Чтобы проставить вехи, впиши события в нужные даты, укажи для каждого высокий приоритет и тег «Веха». Они появятся в нужных местах диаграммы и в списке слева, а ещё будут выделяться цветом.

6️⃣ Нужно больше наглядности? Давай сделаем связи между задачами. Так команда будет чётко идти по этапам и ничего не пропустит.

Щёлкни по любой задаче, пролистай её меню и выбери пункт «Связи». Перетащи таски в колонки «Предшествующие» и «Последующие» в нужном порядке,
и взаимосвязи выстроятся сами.

Вот как это будет выглядеть на общей диаграмме:

7️⃣ Так, с подготовкой к одним съёмкам разобрались. Но у тебя ещё два ролика
в работе, помнишь? Давай заведём для всех процессов отдельные папки
с диаграммами и другими материалами. Для этого нажми на + в меню слева
и выбери пункт «Новая папка».

Сложи в это хранилище папки «поменьше»: теперь всё нужное для организации работы будет на своих местах. Осталось расшарить доступ каждому члену команды, и вперёд — к креативам, просмотрам и лидам.

Почему круто работать с диаграммой Ганта в WEEEK

Надеемся, что рассказом выше мы тебя убедили, но на всякий случай суммируем доводы.

В общем, Excel и гугл-таблицы — хороший выбор, если создаёшь диаграммы Ганта для личных дел или небольших проектов. Придётся заморочиться, зато сэкономишь бюджет и станешь джедаем таблиц и формул.

Но если коллег и партнёров, документов и ресурсов реально много, полезнее будет гибкий сервис, который упрощает всем работу и подстраивается под ваш тип бизнеса. С разными тарифами, мягким тайм-менеджментом и даже встроенными медитациями. Вот здесь можно прогуляться с онлайн-экскурсией.

Пробуй все возможности, и пусть организация процессов будет в радость!

Щелкай задачи на раз-два

Задачи™ — созданы для классного таск-менеджмента

Документы на стероидах

База знаний™ — создана для документов и совместного чего-то там

Воронки продаж без ворон

CRM™ — создана для продаж и ведения бизнеса

Зарегистрироваться