Учёные ещё 30 лет назад выявили нашу склонность к построению нереалистичных планов, но мы продолжаем это делать. Всё дело в оптимизме, который искажает наше восприятие будущего.
Планы в духе «Пришёл, увидел, победил» красиво смотрятся на киноэкранах, но в реальной жизни приводят к недооценке времени, спешке, увеличению стоимости работ и срыву дедлайнов.
Спастись от этих последствий можно, научившись правильно оценивать время на выполнение задач.
Вот что это даёт:
- Точное распределение ресурсов. На задачу будет заложено столько времени и сил, сколько нужно, а заказчик останется доволен стоимостью и сроками
- Соблюдение договорённостей. Грамотная оценка времени поможет выполнить обязательства в срок без переработок и стресса
- Равномерная нагрузка в команде. Исчезнет проблема, когда один отдел с трудом выполняет недельную задачу за два дня, а другой бездельничает, получив неделю на однодневную задачу
- Повышение качества результата. Правильная оценка времени позволяет работать без спешки, что положительно сказывается на качестве работы
Рассказываем, как овладеть навыком оценки времени.
Этапы оценки времени на задачу
Их всего пять: декомпозия, учёт неопределённостей, использование исторических данных, обсуждение задачи с исполнителем и проработка сценариев.
Сейчас пройдёмся подробно по каждому.
Шаг 1. Декомпозируем задачу
Разбиваем большую задачу на несколько мелких — это поможет лучше понять, сколько времени потребуется на выполнение.
Шаг 2. Учитываем неопределённости и создаём временные буферы
Временные буферы защищают сроки выполнения проекта. Это запас времени, который покрывает возможные задержки: больничные, задержки поставок, отпуска и так далее.
Уильям Детмер, автор принципа временных буферов, предлагает создавать один буфер и закладывать в конец проекта. Его размер должен составлять около 50% от общей продолжительности всех этапов или задач, которые определяют конечный срок выполнения проекта.
Шаг 3. Подключаем исторические данныхе
Исторические данные — это информация о том, сколько времени занимал аналогичный проект в прошлом. Фактические данные (не только оценки, но и реально затраченное время) — отличная отправная точка, если ситуация схожа с текущей.
Где искать исторические данные:
- Метрика Velocity (скорость команды) — это объём работы, которую команда выполняет за спринт. Используется в Scrum.
- Прошлые оценки задач. Можно сравнить изначальные оценки с фактическим временем выполнения, выявить отклонения и уточнять будущие оценки на основе этих данных.
- Трекеры и системы учёта времени. Выгрузи историю, проанализируй её и собери статистику по времени выполнения задач разного типа и сложности.
Шаг 4. Обсуждаем задачу с исполнителем
Поговори с исполнителем задачи. Можно спросить, сколько времени потребуется в лучшем и худшем случае, а затем ориентироваться на среднее значение.
Этот подход называется методом экспертного суждения. Благодаря своему опыту специалисты знают, сколько времени реально потребуется на выполнение задачи, а ещё могут предвидеть риски, которые не всегда очевидны при планировании.
Шаг 5. Просчитываем разные сценарии
В методе оценки по трём точкам время на задачу оценивают с учётом трёх сценариев:
- Пессимистичного (Р) — когда сработали все негативные факторы
- Вероятного (BG) — это средняя продолжительность работы над задачей
- Оптимистичного (O) — лучший сценарий
👉 Метод трёх точек часто используют вместе с диаграммой PERT
Для начала обсуждаем с исполнителем задачи все возможные риски. Просим его дать три оценки, а затем рассчитываем ожидаемое время по формуле:
Ожидаемая оценка (Е) = (О + 4 * BG + Р) / 6,
где 4 — количество вероятных оценок, а 6 — общее количество оценок (оптимистичная, пессимистичная и четыре вероятных).
Оценка времени задачи в WEEEK
В WEEEK можно оценивать загрузку, планировать время, обсуждать задачи, хранить ссылки и файлы, а ещё создавать отчёты. Это помогает автоматизировать и упрощать работу, ничего не терять и держать важное под рукой.
Платформа повышает точность оценки времени благодаря следующим фичам:
- Поле с оценкой времени задач
Это позволяет задать время на выполнение задачи. Оценку времени можно посмотреть в режимах отображения Неделя, Месяц и Доски. Ещё можно сортировать задачи по оценке — от самых длительных к коротким и наоборот.
Сравнить планируемое и реально затраченное на задачу время поможет экспорт данных о затраченном времени в сервисе Аналитика.
Внутри отчёта будет название задачи, оценка времени и фактически затраченное время. Можно использовать кастомное поле текстового типа, чтобы оценивать время на задачу с помощью сторипоинтов.
- Учёт и фиксация затраченного времени
Считать время работы в WEEEK можно с помощью таймера вверху карточки задачи. Зафиксированное время отобразится в разделе История в нижней части карточки.
Другой способ — ручной подсчёт времени. Отработанный период вносится в разделе Время в нижней части карточки задачи. Можно выбрать исполнителя, который работал над задачей, и оставить комментарий — например, «Сделал набросок макета». А ещё отметить, было ли отработанное время сверхурочным.
Все данные сохраняются в сервисе Аналитика, где можно посмотреть время как по отдельному сотруднику, так и по проекту.
📎 Подборка других программ для контроля выполнения задач
Пример оценки времени
Разберём, как оценить время на задачу, на примере разработки.
Задача: разработать фичи для интеграции CRM-системы с базой данных клиентов компании.
Шаг 1. Декомпозиция
Разбиваем задачу на подзадачи:
- Изучение текущей архитектуры
- Определение требований к интеграции
- Создание схемы взаимодействия CRM и базы данных
- Написание кода для интеграции
- Тестирование
- Отладка и устранение ошибок
- Документирование процессов
Шаг 2. Исторические данные
Изучаем данные по аналогичному проекту и узнаём: среднее время выполнения больших задач — 10–14 дней. На каждую подзадачу уходило от 10 до 18 часов.
Шаг 3. Обсуждение с исполнителем
Выясняем, с какими проблемами уже сталкивались проектная команда. Например, три сотрудника ушли на больничный и пришлось их экстренно замещать.
Проводим совместный покер планирования и определяем: на написание кода понадобится 3–6 дней, на тестирование ー 2–4 дня, на написание документации ー 1–3 дня.
Шаг 4. Метод трёхточечной оценки
Определяем три сценария:
- Пессимистичный (P) — 13 дней
- Вероятный (BG) — 7 дней
- Оптимистичный (O) — 6 дней
Ожидаемая оценка (E): (6 + 4 * 7 + 13) / 6 = 7,8 дней
Ценим твоё время. Обо всём кратко
- Умение верно оценивать время на задачи помогает распределять ресурсы и нагрузку, соблюдать договорённости и достигать лучших результатов
- Чтобы грамотно оценить время на задачу, нужно декомпозировать её, заложить временной буфер, поговорить с исполнителем и рассчитать разные сценарии — оптимистичный, пессимистичный и вероятный
- Развить мышцу оценки задач помогут данные о завершённых проектах, опытные коллеги, таск-менеджеры для фиксации всего и регулярная практика
- Самые частые подводные камни в оценке задач — недооценка сложности, игнорирование опыта команды и нерегулярность сверок план-факта. Лекарства: декомпозиция, совместное обсуждение и график по контролю прогресса
Подписаться 
