Шаг первый
— Как вы провели ваш сегодняшний день?
— Ну, пару часов посмотрел сериал, часик в соц сетях «позалипал», 6 часов работал, вечером кушать готовил час.
Такой ответ имеет погрешность 124%. Дело в самой человеческой природе и восприятии времени.
Если быть точнее, то вы наверняка замечали, что время может тянуться по-разному, в зависимости от дела, которым вы занимаетесь. Например, соцсети и сериалы могут показаться двадцатью минутами, когда на деле вы потратили на них три часа. А работа над каверзной и нежеланной задачей на работе может показаться целой бесконечностью, когда на самом деле вы потратили на нее 40 минут.
Если копнуть еще глубже, то, на секундочку, а вы точно на работе на соцсети не отвлекались?
Вот тут мы и применяем хронометраж.
Что такое хронометраж
Хронометраж — это когда вы записываете все свои дела и затраченное на них время по минутам.
Например:
| Занятие | Время |
|---|---|
| Досыпал | 15 минут |
| Завтрак | 15 минут |
| Смотрел Youtube, пока собирался на работу | 50 минут |
| Поработал над статьёй в блог | 40 минут |
| Сходил в магазин | 20 минут |
| Позвонил Васе, обсудили проигрыш нашей сборной по хоккею | 30 минут |
И так далее.
Даже если вы будете записывать ваш хронометраж с погрешностью на 5 минут, данные все равно будут очень полезны.
Как долго этим заниматься?
Кто-то занимается этим всю жизнь. Обычно недели достаточно, чтобы понять, на что вы тратите лишнее время.
Вы будете удивлены количеством времени, которое тратите впустую. Можно понять, например, что выходить по выходным и оставаться работать сверхурочно вам приходится из-за того, что реально работой вы занимаетесь только 2–3 часа в день.
Теперь вы знаете свои слабые места и можете над ними работать.
Примеры
Вася
Это — Вася. Он рос в большой семье с тремя братьями и сестрой. Родители много времени проводили на работе, чтобы прокормить семью. Вася — средний ребенок, поэтому ему всегда приходилось маневрировать. И работать по 10 часов 6 дней в неделю Вася считает естественным. Хотя и сам этим не очень доволен, так как свободного времени остается мало.
Василий записывал хронометраж в течении трёх рабочих дней, а потом забросил. И так времени не хватает, а еще и это. На выходных он копался в телефоне и случайно наткнулся на свои заметки. Ему стало интересно. И... О, чудо! Он заметил, что его слабое место — это разговоры по телефону.
Вася — экстраверт и болтун. Многие экстраверты теряют контроль над временем, когда им выдается возможность поблотать. Неудивительно, что что он тратил на «рабочие» разговоры по три часа в день. На самом деле два часа из трёх он обсуждал игру нашей сборной по хоккею.
Что делать Васе?
Всем нужно объявить своим друзьям и партнёрам, что предпочтительный способ связи — это электронная почта или мессенджер.
Когда звонок всё-таки необходим, то, как минимум, он должен быть запланированным. Это значит, что Вася заранее может подготовить список пунктов, которые необходимо обсудить и вычёркивать их по мере готовности.
Кроме того, необходимо учиться быть кратким. Делать это намного проще, когда разговор планируется заранее. А когда пункты в списке закончились — разговор закончен.
Интересно, как потратит Василий появившиеся из ниоткуда два дополнительных часа в день.
Ксюша
Ксюша работает не покладая рук, но времени почему-то не хватает. Ей даже пришлось сократить свой обеденный перерыв на 30 минут.
Недавно Ксюше сделали предложение. Теперь нужны средства на свадьбу, и Ксюша готова работать без выходных, лишь бы сделать максимально много работы и получить больше денег.
Ксения — девушка настойчивая, поэтому решила изучать тайм-менеджмент. И начала она с хронометража. Проведя неделю записей, она выясняла в чем ее проблема.
Дело в том, что подружки очень рады событию в жизни Ксении. Они постоянно скидывают ей места для свадьбы и другие свадебные финтифлюшки. Сами по себе уведомления не забирают много времени. Но что же с ними не так?
По ощущениям Ксюши она тратит не больше трёх минут на отвлечение. На практике же выяснялось, что 2 часа 43 минуты в день она тратит на уведомления. Кроме того, аналогичные задачи выполняются, в среднем, на 20 минут дольше, если она отвлекается на пуши.
Постоянные уведомления сбивают концентрацию, а значит на задачу времени тратится больше чем действительно нужно. К тому же после каждого уведомления Ксюша заходит посмотреть, что ей скинули, потом еще полистать пару постов в ленте, отписаться подружкам и вернуться к работе.
Что делать Ксюше?
Решение на поверхности. На время работы отключать все уведомления в социальных сетях и отвечать на них только в обеденный перерыв или после работы.
Артём
Артем — предприниматель. Своё свободное время он любит тратить с друзьями. Вдвойне приятней, если это проходит в ресторане, ведь поесть Артем тоже очень любит.
Одна проблема только у Артёма — времени не хватает. Встречи постоянно, дела-дела. Хотелось бы больше свободного времени, но не работая бизнес не сделаешь.
Артём тоже начал заниматься хронометражом, но не смог уместить это в своё время. То просто забывал из-за срочных дел, иногда записывал на бегу со встречи на встречу. Записав с перебоями пять дней, Артём сел однажды ночью и удивился.
Так как своего офиса у Артёма нет, он каждый день ездил на встречи на своём автомобиле. Затраты на это, конечно, были заложены. Обычно встречи проходили на нейтральной территории — например, в кафе.
Вот и получается, что четыре из двенадцати рабочих часов Артем тратит на дорогу. А ещё два часа — на пустые разговоры в кафе. Атмосфера распологает.
Что делать Артёму?
Прикинув все, Артем понял, что каждая встреча обходится ему, в среднем, в 300 рублей. В день он проводит четыре-пять встреч. Плюс транспортные расходы 15000 рублей в месяц. Итого, только на встречи Артём тратит в месяц лишних 180 часов и 51 тысячу рублей.
Он принял решение, что выгоднее снимать офис и приглашать всех клиентов к себе. Таким образом встречи будут больше по делу, а не про покушать, и в день он сможет проводить на две встречи в день больше.
Артём пошел дальше и нанял себе секретаря, которого просит раз в месяц предоставлять отчёты по потраченному им времени. Теперь он точно знает, как непродуктивен он был раньше. А ведь это только одна и самая простая методика тайм-менеджмента.
Что использовать для Хронометржа?
Вариант 1. Ручку, записную книжку и часы.
Вариант 2. Диктофон
Вариант 3. Различные календари
Вариант 4. Приложение WEEEK.
Оно идеально не только для командного планирования и управления проектами, но и для личных дел. Когда вы только регистрируетесь, первое, что вы видите — это личный календарь с возможностью записей, установкой даты и времени задач и их продолжительностью. И это неспроста. Кстати, это удобно и для планирования предстоящих дел.
Итого
Нельзя управлять тем, что нельзя измерить.
Начните с хронометража.
Подписаться 
