Как диджитал-агентству выстроить процессы в WEEEK

Question

Accepted Answer

Для кого гайд: для руководителей и сотрудников диджитал-агентств Работа диджитал-агентства имеет свои особенности: несколько параллельных процессов, проектная работа, общение с заказчиками. Удобно держать такую работу под контролем в специальном сервисе по управлению проектами.  Найти «тот самый» может быть сложно. С одной стороны, в программе должны быть функции для разных процессов — иначе работа распылится на несколько приложений. С другой стороны, сервис не должен быть перегружен, чтобы команда не поддалась соблазну уйти обратно в мессенджеры. Предлагаем тебе рассмотреть, как можно организовать большинство процессов диджитал-агентства в нашем сервисе WEEEK. Раздели рабочее пространство То есть создай структуру, в которой смогут быстро ориентироваться сами сотрудники агентства, а при необходимости — ещё и клиенты, и внешние подрядчики. Рабочее пространство в WEEEK делится на проекты. Внутри одного проекта есть собственный календарь задач, список дел, диаграмма Ганта и Канбан-доски (их может быть несколько). Ещё к проекту можно привязать документы в сервисе База знаний. В агентстве вы можете разделить пространство на проекты так, как удобно вам. Мы предлагаем такие варианты: По клиентскому проекту. Диджитал-агентства чаще всего занимаются проектной работой, поэтому удобно вести (извини за тавтологию) проект в проекте. По отделу. Подойдёт для тех подразделений, что работают обособленно и над одним и тем же, — например, бухгалтерии.  Можно собирать проекты в папки — например, если вы ведёте сразу несколько проектов одного клиента, или у агентства есть подразделения в разных городах.  Или объединяйте проекты в портфели (доступно с таск-менеджером Business) — так можно не просто собрать их в одном месте, но и отслеживать прогресс в совокупности, а также ограничить доступ сразу ко всему портфелю. Кстати, о доступах — ты можешь ограничить доступ сотрудников к тем или иным проектам, сделав проект приватным (доступно с таск-менеджером PRO). Даже если проект публичный, ты можешь разрешить нескольким сотрудникам редактирование, а остальным — только комментирование или чтение.  Фиксируй процессы на Канбан-досках Канбан-доски — крутой визуальный метод гибкого управления, где каждая задача наглядно перемещается из одного этапа-колонки в другой. Подробнее об этой технике читай тут. В режиме «Доски» WEEEK ты можешь создать сразу несколько досок, привязанных к одному проекту (в бесплатном тарифе доступно до пяти).  Для чего тебе могут понадобиться разные доски: Разные процессы в одном проекте. Например, «Разработка», «Дизайн», «Продвижение». Так у каждой команды будет своё пространство для работы, без мешанины не связанных друг с другом задач. Спринты и работа по периодам. Недавно в WEEEK появился особый вид Канбан-досок — спринты. В таких досках сразу устанавливается период работы, например, неделя или месяц. Разный масштаб планирования. Если речь идёт о большом проекте или работе целого отдела, планирование может происходить сразу на нескольких уровнях. Пусть у каждого масштаба задач будет своя доска — например, «Общая стратегия», «Цели на год», «Задачи на квартал» и так далее.  А вот такие фишки Канбан-досок помогут вывести работу на новый уровень: Автоматизация. Это когда при попадании задачи в колонку с ней автоматически совершается определённое действие — назначается исполнитель или дата, задача переносится на другую доску или отмечается выполненной. Это экономит много времени и сил. WIP-лимиты, то есть ограничения по количеству задач или рабочих часов в одной колонке. Так не получится перегрузить задачками ни сотрудников, ни саму Канбан-доску. Работай во всех режимах планирования Помимо Канбан-досок, в WEEEK есть и другие режимы отображения: Неделя. Лучше всего работает, когда у большинства задач есть конкретный срок выполнения, или в течения дня падает много срочной работы.  Месяц. Поможет быстро оценить загрузку в более долгой перспективе или назначить задачу на далёкую дату. В качестве основного режима планирования больше подходит для SMM или Event-сферы.  Список. Подходит для небольшого количества задач. Лучше всего работает, если активировать фильтры или сортировку.  Диаграмма Ганта. Поможет визуализировать этапы проекта или долгосрочные задачи, а потом — сверяться с наглядными планами и корректировать их.  Делай работу удобной для себя Вот несколько опций, которые помогут быстро ориентироваться в рабочем пространстве и отыскивать нужное: Избранные проекты. Добавь самые важные проекты в Избранное, чтобы они всегда были под рукой — а именно, в отдельном списке над всеми остальными. Вид по умолчанию. Выбери режим, в котором вы чаще всего работаете над конкретным проектам, и сделай его стандартным. Так проект будет открываться сразу в удобном виде. Сортировка. Сразу отберёт для тебя самые важные, срочные или объёмные задачи. Фильтры. Когда задач много, найти нужные помогут фильтры по значению любого атрибута задачи, в том числе кастомных. Так можно, например, оценить нагрузку сотрудника или отдела.  Умный поиск. Быстро найдёт любую задачу по названию, описанию, ID или тегам. Включай в работу клиентов и подрядчиков В WEEEK есть множество функций, которые помогут тебе поделиться нужными данными с клиентами и внешними подрядчиками, при этом не обнажая всю подноготную. Гостевой доступ. Это особая роль в WEEEK — такие пользователи не имеют доступа ко всему рабочему пространству, но могут просматривать и комментировать проекты, задачи или документы, куда их пригласили. За гостей не нужно платить, как за участников пространства. Подробнее читай здесь. Функция «Поделиться». Ты можешь делиться с кем угодно в Интернете проектами в любом виде отображения (от календарей до Канбана) и документами в Базе знаний — по кнопке «Поделиться», которая сформирует ссылку.  Используй все возможности Карточки задачи Внутри каждой задачи в WEEEK есть окно с данными, которые ей присвоены. В первую очередь это проект, исполнитель, дата.  Вот, что ещё можно привязать к задаче: Приоритет. Цветовая метка, которая покажет важность задачи — высокая, средняя, низкая или замороженная. Теги. Ещё одни цветные метки, но кастомные. Тегами можно помечать задачи по определённому отделу, типу,  срочности — или по любому другому признаку. Описание задачи. Текстовое поле с полноценным редактором, где ты можешь форматировать текст, вставлять списки, прикреплять файлы, изображения, видео и многое другое. Подзадачи, то есть составные части более крупной задачи. У каждой подзадачи есть своя Карточка задачи, ей можно назначить отдельного исполнителя и дату, даже перенести на другую доску. Комментарии. В комментариях сотрудники могут обсуждать любые вопросы, связанные с задачей, отмечать друг друга, проекты, документы, вставлять ссылки. Файлы. К задаче можно прикреплять файлы любого типа. Размер одного файла — до 50 МБ. В остальном хранилище не ограничено.  Создавай собственные поля Чтобы фиксировать специфическую информацию о задаче, в проекте можно создавать кастомные поля разных типов. Они будут отражаться во всех карточках задачи наравне со стандартными.  Примеры того, что можно фиксировать с помощью собственных полей: Отметка о согласовании. Для этого нужно создать поле типа «Логическое значение» в виде чекбокса или переключателя. Так факт согласования можно просто отмечать в один клик. Ссылка. Например, на макет или документ — в зависимости от проекта. Имя и контакты клиента или внешнего подрядчика. Используй поле типа «Контакт», чтобы привязывать к задачам имя, телефон и имейл человека. Подробнее о других типах кастомных полей и том, как их настроить, мы рассказываем в этой статье.  Храни регламенты, инструкции и другие данные в Базе знаний Помимо сервиса Задачи, в WEEEK есть База знаний. Это пространство для хранения документов с древовидной иерархической системой — когда к одному документу можно привязать несколько дочерних, и так до бесконечности. Внутри документов Базы знаний есть текстово-блочный редактор, как в Notion. В нём можно форматировать текст, вставлять изображения, видео, ссылки в разных форматах и даже вставки из Google Docs, Figma и других сервисов. Что можно фиксировать в Базе знаний: Регламенты работы и инструкции. Так сотрудники из разных команд смогут быстро сориентироваться в работе друг друга, если понадобится, а новые сотрудники будут легче вливаться в работу. Корпоративные доступы и ссылки. Сохраняйте данные для аккаунтов и ссылки на нужные веб-сайты, а WEEEK позаботится о сохранности данных. Важную информацию по проектам. Брифы, технические задания, таблицы с контактами клиентов.  Как и в проектах, в документах можно настроить разные уровни доступа сотрудников — от чтения до редактирования. А также сделать документы приватными (с Базой знаний PRO). Веди сделки в CRM Другой полезный сервис WEEEK — CRM. Она устроена просто и как раз подходит для небольшого агентства, чтобы следить за процессами и не увязать в ненужных функциях. Вместо Канбан-досок в CRM есть воронки — они работают по аналогии. Тут тоже есть колонки — этапы сделки. Ну а сама сделка напоминает задачу: тоже перемещается по колонкам-этапам и имеет свою карточку. Внутри сделки можно указать сумму, клиента и компанию, а также назначить ответственного. Ещё ты можешь привязывать к сделкам задачи — они работают по аналогии с подзадачами в таск-менеджере.  Анализируй прогресс в Аналитике Как бы хорошо ты не организовал работу на старте, это всегда живой процесс. Нужно смотреть на результаты, искать проседания и недоработки, адаптироваться к меняющимся условиям.  С анализом эффективности и статистикой поможет сервис WEEEK Аналитика.  Отчёт по сотрудникам. Здесь можно просмотреть, сколько задач в определённый день выполнил член команды. И сколько времени на это потратил, если он фиксирует его по таймеру или вносит вручную. Отчёт по проектам. Фиксирует количество завершённых задач внутри каждого проекта в определённую дату и потраченного на них времени.  Ещё можно выгрузить данные за определённый период по всем задачам или только по задачам с зафиксированным временем в форматах csv, xls и json. *** Надеемся, что этот гайд поможет тебе организовать всю работу в одном месте: от постановки задач коллегам до работы со сделками.