Как организовать работу нескольких компаний со смежными сотрудниками в одном рабочем пространстве

Question

Accepted Answer

Для кого гайд: для владельцев бизнеса, состоящего из разных направлений; для всех, кто ведёт смежные, но разные проекты Ситуация: ты владелец бизнеса из нескольких ООО-шек. Или ИП с небольшими магазинами и парой кафешек. Часть твоей команды работает с тобой по нескольким проектам (маркетинг, дизайнеры, финдиректор), а часть задействована только в одном (исполнители на местах, подрядчики). Эта инструкция поможет организовать рабочее пространство WEEEK так, чтобы выстроить процессы и не запутать команду. Что даёт гайд Порядок в делах. Кажется, что владелец бизнеса должен держать в голове все задачи по своим проектам и все нити управления — и только и успевать всеми командовать. На самом деле, если владелец каждый день раздаёт указания, на нём завязаны все задачи и действия команды — это путь к путанице, перегрузке и выгоранию. И к плохому управлению. Прозрачное видение бизнеса. Это ещё называется зонтичное видение — когда смотришь на весь свой проект или бизнес сверху. Продолжая предыдущий пункт — внедрение гайда поможет тебе и команде визуализировать процессы и работу и взять под контроль стратегическое развитие. Как организовать работу двух компаний со смежными сотрудниками в одном рабочем пространстве Наш гайд поможет понять, как именно организовать рабочее пространство под себя и команду. Пусть он будет для тебя лишь путеводной звездой: фактическая реализация — штука очень индивидуальная.  Но вот универсальный совет. Первое, что важно сделать — это описать свои бизнес-процессы: Опередили, какие компании (направления, отделы, физические объекты) ты собираешься вести в сервисе Подумай, как распределяются направления, задачи и люди Реши, должна ли команда видеть все задачи, если нет — какие нужно установить ограничения Подумай, как визуализировать работу. Если принципиальны дедлайны и сроки, можно использовать календарный метод. Важнее отслеживать процессы — сделайте главным инструментом Канбан-доску. А когда важна стратегия, применяют диаграмму Ганта. И с поправкой на свой бизнес повторяй пошаговую инструкцию. Шаг 1. Разбить рабочее пространство на портфели проектов В первом портфеле: направления, объекты и всё остальное, что связано с первым бизнесом. Во втором — то, что связано с другим бизнесом, и так далее. Проекты лучше называть кратко и понятно, чтобы никто не путался и сразу понимал, к какой части бизнеса будут относиться задачи.  Шаг 2. Отобразить стратегические и текущие процессы и ежедневные действия Настраивай это внутри проектов.  На Ганте идеально строить дорожную карту бизнеса и отображать крупные задачи-этапы по отдельным проектам. Например, открытие нового филиала — это долгий процесс из множества промежуточных этапов и действий. Такое удобно контролировать на диаграмме. Как настроить отображение на Ганте разных задач из разных проектов с помощью тегов, смотри в этом гайде. На Канбан-доске удобно контролировать процессы. Для направления, связанного с бухгалтерией (допустим) — это могут быть этапы подготовки документов, сверки, согласования и прочее.  Календарный метод идеален для контроля рутины и ежедневных действий. Когда прописываешь задачу, нужно обязательно ставить ей дедлайн или срок выполнения. Затем переключайся на режим календаря на неделю и смотри, что нужно выполнить сегодня или в ближайшие дни.  Шаг 3. Настрой рабочее пространство под разных сотрудников Как сделать так, чтобы задачи разных людей и направлений не пересекались между собой в рабочем пространстве — проще говоря, чтобы люди не путались? Здесь два варианта.   Первый вариант — через настройки приватности и выдачу доступов. В этом случае надо будет разобраться, кому из сотрудников нужно открыть конкретные проекты, доски и задачи. Доступные действия (редактирование или просмотр) также можно настроить под каждого члена команды. Это может настроить юзер с ролью Админ или Супер-админ. Второй вариант настройки — через сортировку и фильтры. Фильтровать рабочую область можно по тегам, приоритетам, типам, кастомным полям, исполнителям. Если настроить на верхней панели фильтр и сохранить его по умолчанию для проекта, WEEEK запомнит и всегда будет открывать его в таком виде. Это каждый сотрудник должен настроить под себя сам.  Какие ещё функции могут пригодиться: Посмотри, как пригласить пользователей в рабочее пространство Разберись, как настраивать приватность и доступы Прочитай, как работать с кастомными полями