Процессы в строительной компании

Question

Accepted Answer

Проектный менеджмент в сфере строительства помогает вести множество объектов, которые могут строиться месяцами и даже годами. Поэтому команде важно координировать смежные задачи по объектам с разными статусами реализации.

Этот гайд покажет, как настроить рабочее пространство для этих целей.

Что есть в гайде

Порядок настройки рабочего пространства WEEEK для работы разных отделов компании с множеством задач и разными статусами.
Способ организации корпоративного архива в Базе знаний.

Как организовать процессы в строительной компании

С помощью следующих сервисов WEEEK:

Таск-менеджер для организации проектов и задач
База знаний для создания корпоративной базы знаний

Теперь давай последовательно настроим их под работу строительной компании.

Шаг 1. Настроить сервис Задачи для проектов

Раздели рабочее пространство на проекты. Создай отдельный проект под каждый отдел или направление — Бухгалтерия, Кадры, Маркетинг. Это смежные отделы, рассматривать их в гайде не будем. Но отметим, что важно разделить их на отдельные проекты, чтобы сотрудники не путались.

Под профиль компании сделай отдельный проект Строительство.

💡 Также ты можешь организовать проекты по портфелям — группам проектов, которые можно отслеживать вместе. Портфельная организация даёт больше функций, чем организация по папкам. Папки просто наводят визуальный порядок, портфели же позволяют организовать проекты, сделать ступенчатую иерархию портфелей и анализировать суммарный прогресс проектов. Доступно с тарифа Biz.

Ниже показываем, как организовать объекты строительства внутри одного проекта на Канбан-досках.

Сделай Канбан-доски под отдельные объекты либо группы объектов, над которыми работает компания. Можно попробовать оба варианта. Главное, чтобы не возникало путаницы.

На досках организуй колонки по процессам. Названия колонки должны отражать этапы, которые будут проходить задачи или объекты.

Мы предлагаем тут два способа организации досок:

Одна доска = один объект. В этом случае от доски к доске названия колонок будут повторяться. А карточку задачи можно назвать кратко — к примеру, Кабель.
Одна доска = одно направление объектов. К примеру, направления Прокладка кабелей и Недвижимость. В этом случае полное название объекта лучше отразить в названии задачи. И название колонок на досках — то есть статусы, могут отличаться в разных досках.

💡 Чтобы каждый раз не создавать с нуля доску, сделай заготовку с прописанными названиями колонок — копируй его, меняй название доски, и всё. Также ты можешь сделать шаблон для своего рабочего пространства.

❗ Разбивка колонок по этапам важна, чтобы отслеживать задачи по их статусам. Как правило, на каждом этапе — свой ответственный сотрудник. По смене статуса задачи исполнитель поймёт, что пришёл его черёд.

Отслеживай текущие задачи. Для этого идеально подойдёт календарь с видом «Неделя». Так ты и коллеги будете видеть полную карточку задачи.

Если выбираешь способ организации «Одна доска = Один объект», то ты будешь видеть карточки задач с указанием названия доски (объект) и колонки (статус, этап выполнения задачи).

Если выбираешь способ фиксировать названия объектов на карточках задачи, то также на самой карточке ты будешь видеть название колонки доски — то есть статус.

Шаг 2. Настроить Базу знаний для хранения документов

В Базе знаний документы организованы древовидно, как проекты в таск-менеджере. Ты сразу увидишь нужный проект «Строительство».

Внутри распредели документы по группам. Для этого создай несколько корневых документов в проекте, а уже в них организуй другие документы — как в папках.

Чтобы «подтянуть» документ к проекту, используй символ @ и выбери в выпадающем списке нужный документ. Так ты можешь упомянуть документ в описании проекта, в задаче, в комментарии.

Если хочешь показать документ заказчику, используй кнопку «Поделиться» в верхнем правом углу. Там активируй тумблер «Поделиться с кем угодно в интернете». Скопируй ссылку и отправь получателю. Теперь получатель сможет просмотреть документ даже без регистрации в сервисе.

Какие ещё функции и настройки изучить

Как работать с папками и с портфелями проектов
Изучи возможности текстового редактора в Базе знаний