Дизайн-процессы

Как структурировать производство дизайна в WEEEK — на примере небольшой дизайн-студии

Для кого гайд: всех, кто связан с дизайном в компании, — то есть менеджеров и самих дизайнеров

В творческой работе всегда есть место хаосу и творческому потоку. Но когда они выходят на первый план, то работа стоит, сроки задерживаются, а сотрудники выгорают — ведь когда приходит дедлайн, уже не до вдохновения, и приходится пахать.

Так что от структуры в работе выиграют все: и клиенты, и менеджеры, и сами работники творческого станка. В этом гайде расскажем, как оцифровать все процессы в работе дизайн-агентства — на примере небольшой студии «Рисуй, стирай».

Создай проект

В рабочем пространстве дизайн-студии удобно выделять большие заказы в отдельные проекты. А мелкие работы объединим в одном месте — там будем обрабатывать небольшие заказы, по типу иллюстрации к материалу или брошюры. Ещё один проект можно выделить под управление студией и все организационные вопросы.

Предположим, что у нашей студии новый заказ — дизайн сайта онлайн-магазина косметики «Белоснежка». Создадим для него проект: это делается в боковом меню сервиса Задачи, по кнопке +.

Пригласи команду и ограничь доступы

Чтобы дизайнеры из других проектов не мешали нам выполнять свою работу, настроим приватность нашего проекта.

Как это сделать:

1. В боковом меню рядом с нужным проектом нажми на три точки.
2. Выбери «Команда и доступы» — это откроет настройки приватности.
3. Если хочешь полностью скрыть проект от посторонних глаз, сделай его приватным (доступно с таск-менеджером PRO).
4. Найди в списке участников тех, кому нужно дать доступ, или пригласи их через имейл.
5. Для каждого участника или команды выбери уровень доступа: чтение, редактирование или комментирование. Если проект публичный, доступ можно настроить и для всех участников пространства.

В проекте «Белоснежка» напрямую задействованы два дизайнера и менеджер по продажам — им дадим доступ к редактированию проекта. А остальных участников пространства ограничим чтением, чтобы все могли посмотреть, как идёт работа и насколько загружены участники проекта.

Создай доску и внеси туда процессы

На проект по дизайну сайта нам хватит одной Канбан-доски. Чтобы создать её, перейдём в режим отображения Доски. Назовём нашу доску, например, «Дизайн сайта» — вдруг клиент оценит работу и вернётся уже с другим заказом.

Теперь распишем на доске этапы рабочего процесса.

Бэклог. Тут можно заранее расписать все задачи по проекту и распределить их по приоритету выполнения. Пока задача в этом столбце, ей можно подобрать свободного исполнителя и прописать другие важные подробности.
В работе. Когда дизайнер берёт на себя задачу и приступает к ней, он переносит её в этот столбец. Когда есть вопросы или задача готова, и нужно показать её клиенту, он переносит её в следующий столбец.
На согласовании. Пока задача находится в этом статусе, дальнейшая работа зависит от заказчика: он уточняет отдельные моменты или согласовывает законченную работу. Если нужно что-то доработать, задача может вернуться в колонку «В работе».
Готово. Когда работа готова и клиент всё согласовал, задачу можно перенести сюда и закрыть.

Используй все возможности задач

В зависимости от потребностей твоей команды, используйте такие возможности WEEEK:

Подзадачи. Если в проекте есть многосоставные задачи, их удобно разделять на подзадачи. Их можно просматривать и добавлять в календарь, как обычные задачи.

Файлы. Ты можешь прикреплять к задаче файлы любого типа размером до 50 МБ. Для фото, видео и документов PDF доступен предпросмотр.

Кастомные поля. Это атрибуты задачи, которые команда создаёт под свои процессы: например, «Контакт заказчика», «Ссылка на макет», «Согласовано». Подробнее о том, как их использовать, читай в этом материале.

Интеграции. С помощью фреймов ты можешь вставлять прямо в описание задачи или комментарий документы и проекты из Figma, Behance, Google Docs, Google Sheets и других сервисов. Гуглдоки можно даже редактировать из вставки в WEEEK.

Теги. С помощью тегов можно различать, например, задачи по дизайну сайта для ПК и мобильной версии.. Приоритет. Устанавливай задачам разный уровень приоритетности, чтобы отсортировать бэклог и в первую очередь браться за самое важное.

Комментарии. В комментариях можно общаться по конкретной задаче с коллегами или клиентом, если пригласить его в качестве гостя пространства. Это удобнее, чем мессенджеры, потому что все файлы и ссылки будут сразу под рукой.