МГТУ им. Баумана использует сервис WEEEK с 2022 года. Сейчас в сервисе работают 46 человек: 39 специалистов университета и 7 сотрудников на аутсорсе. Переход на наш сервис начался с РУНЦ (регионального учебно-научного центра), который отвечает за безопасность и внедрение цифровых технологий в университете.
Через WEEEK сотрудники университета сформировали наглядную оргструктуру, выстроили внутривузовские процессы — от науки и мероприятий до закупок и ремонта помещений, — довели до автоматизма типовые процессы, отстроили порядок ежедневной работы и начали вовлекать в WEEEK студентов.
Как в Бауманке используют в WEEEK и что из этого получается — в нашем кейсе.
Как сформировать оргструктуру и ускорить онбординг
С помощью WEEEK в Бауманке решают две главные задачи — структурируют организацию сверху и контролируют повседневную работу.
В рабочем пространстве сделали две крупные единицы — проект «Команда» и портфель проектов «Общее», доступ к которым есть у всех участников рабочего пространства.
- В проекте «Команда» сотрудники построили на Канбан-досках иерархическую организационную структуру учебного центра: отделы и департаменты распределили по доскам, а в столбцах прописали руководителей и коллектив. Это помогает новым сотрудникам быстрее ориентироваться в работе центра и понимать, где им искать нужного человека.
- В портфеле проектов «Общее» собраны регламенты работы центра и инструкции по WEEEK, а также проект «Собрания», где формируется расписание общих совещаний, контролируются и сроки и повестки.
- Информацию о сотрудниках перенесли в сервис WEEEK «Пользователи». Раньше она хранилась в Excel и Google-документах — а теперь всё собрано под рукой в одном сервисе. Для каждого аккаунта прописали личную информацию — имя сотрудника, email, телефоны, здание, номер кабинета или офиса, информацию о подразделении, даже ссылки на персональные календари.
Как упорядочить работу множества подразделений
Любой университет, тем более крупный — это множество подразделений, департаментов, кафедр. А работа вуза — не только учебная и научная деятельность, а также хозяйственная и административная. И все эти направления нужно аккуратно увязать в едином рабочем пространстве.
- Структура рабочего пространства поделена на департаменты и отделы учебного центра. Здесь используют портфели проектов: Образование, Административная деятельность, Наука, Информатизация и хозяйственная деятельность, Стратегическое развитие, Техническая защита информации, Молодёжная и информационная политика, Кадры и так далее.
- Чтобы не начинался хаос и сотрудники не путались в множестве проектов, используют разделение доступов: руководители направлений имеют доступ ко всем проектам рабочего пространства, а линейные сотрудники — только к своим портфелям проектов.
Внутри проектов по направлениям применяется схожая структура — от оргструктуры департамента или отдела к повседневным задачам.
- Почти у каждого департамента внутри проектов есть группирующая доска «Зона ответственности». На ней в столбцах указаны ключевые направления департамента — например, делопроизводство, учебно-методическая работа и прочее.
- На карточке задачи прописываются крупные задачи-направления: «Гранты и федеральные программы», «Практика», «Стратегическое развитие и коммуникации» и прочее. Тегами помечается место на сервере, где хранится информация по зоне ответственности, а в подзадачах указаны ответственные сотрудники.
-
Текущую работу ведут на отдельных досках — как в примере ниже на доске «Задачи». Внутри обычно применяется стандартная структура колонок для контроля процессов: Надо сделать, В работе, Выполнено.
Как построить работу по спринтам
Единая структура работы помогла организовать работу внутри вуза по спринтам. Отделы учебного центра практикуют недельное планирование. Внутри своих команд они изучают текущие задачи, приоритизируют их, обновляют, закрывают и создают новые.
- Для тактических задач в большинстве департаментов и отделов применяют классическое деление по колонкам: Надо сделать, В работе, Выполнено.
- Крупные задачи разбиваются на подзадачи. В Бауманке их активно используют, чтобы не засорять пространство трекера, эффективно контролировать сроки и результаты. Человек, ответственный за главную задачу, следит за распределением и выполнением подзадач.
- В некоторых отделах меняют структуру досок и увеличивают количество колонок. К примеру, в департаменте информатизации и хозяйственной деятельности на доске «Ремонт, закупки» университет регулирует ремонт помещений. Здесь в столбцах указаны этапы: Общие задачи, Планы, Инициирован процесс, В процессе, Выполнено.
Как отладить типовые процессы и ускорить работу
Множество процессов в вузах — типовые, они повторяются из месяца в месяц и даже каждый год. Это касается работы с учебными планами, внешней документацией, договорами, процессов получения лицензий, аккредитаций, закупок. Поэтому в вузе стандартизировали работу внутри WEEEK и стали активно использовать шаблоны.
Вот, как это работает на процессе осуществления закупок. Для лучшего контроля портфель проектов «Закупки» разбили на отдельные проекты: Текущие закупки, Планируемые закупки, Завершенные закупки, Канцелярия.
- Внутри проекта планирования подготовили отдельную доску «Шаблон». Это готовое решение, чтобы быстро создавать доски под будущие закупки.
- Сотрудник «забирает» шаблон и по нему создаёт в планируемых новую доску. Там перед ним сразу готовые карточки задач. Дальше их нужно просто заполнить по готовой инструкции — прописать информацию о содержании самой закупки (инициатор, ответственный, цели, сроки, источник финансирования и другое).
- Далее дело идёт по алгоритму закупки университета. По мере работы задачи закрывают, завершённые закупки переносят в соответствующую доску.
- Текущие закупки контролируют на досках, озаглавленных месяцами, — потому что планирование и осуществление закупок «живёт» именно месяцами. Незавершённые закупки в конце закрытого месяца переносятся в доску наступившего месяца.
Сотрудники Бауманки один раз проработали этот алгоритм — и 90% вопросов отпало. Теперь остаётся только копировать шаблон, заполнять информацию, а потом открывать и выполнять задачи.
Как поддерживать порядок работы в WEEEK
И, наконец, чтобы всё это заработало (и работало и дальше), в университете назначили ответственного за внедрение WEEEK и управление проектами человека — Кристину Гацко. Она помогла организовать рабочие пространства для разных отделений и направлений, а сейчас отвечает на вопросы пользователей, обучает новых сотрудников работе с WEEEK и следит за доступами.
Чтобы систематизировать работу с сервисом, Кристина в отдельном проекте «WEEEK» прописала правила работы (использования тегов, постановки сроков, оформления досок) и инструкции для новых сотрудников. На отдельной доске она собирает обращения к поддержке — пожелания, идеи, сообщения о багах.
Сейчас Кристина принимает входящие документы и запросы, распределяет их по департаментам и направлениям — создаёт входящую карточку задачи в нужном департаменте, прикладывает документы и файлы. И ни одно входящее обращение не теряется.
С Google-таблицами было неудобно работать — у людей не получалось вносить туда информацию, да и с таким количеством направлений деятельности сложно было разобраться в самой таблице. В WEEEK всё разложено по полочкам.
Ещё нам больше не нужно носиться по университету с бумажками — к примеру, приказ ректора можно прикрепить в электронном виде к карточке задачи и отправить по назначению. В общем, работа и оптимизирована, и автоматизирована настолько, насколько это возможно.
Как организовать работу кафедры и узнать о страданиях студентов
После РУНЦ за освоение сервиса взялась цифровая кафедра МГТУ им. Баумана.
Кафедра стала фиксировать в WEEEK составление учебных планов и непосредственно обучение, затем туда перевели административные процессы — раньше они велись в иностранных сервисах. Даже CRM удалось адаптировать под работу с партнёрами.
После перехода на WEEEK процессы значительно ускорились. Решающими факторами стали дисциплина и обучение работе с таск-менеджерами. На кафедре строго заставляют вести рабочие задачи в WEEEK — это, в том числе, очень помогло в работе с удалёнными сотрудниками и командами подрядчиков.
Успешным опытом поделились с другими кафедрами — и ещё три из них подключились к WEEEK. Сейчас сотрудники рассматривают переход на коробочную версию, чтобы данные можно было держать внутри университета.
А ещё некоторые преподаватели цифровой кафедры даже внедрили WEEEK для личного планирования студентов — чтобы учащиеся присылали скриншоты своей учебной недели. Это помогло соблюдать дисциплину. Хотя бывали и смешные случаи:
Радует наличие большого количества дополнительных модулей: База знаний, CRM и другие. Классно, что есть прямой контакт с разработчиками — они отзывчивые, помогают оперативно решать задачи, делают доработки под запросы. Недочёты есть, но всё оперативно исправляется. WEEEK интуитивно понятен, а если кто-то уже работал в системах управления, то освоение занимает минимум времени. Есть Канбан-доски, диаграмма Ганта — всё это мы используем в своей работе, очень помогает. Важно, что есть мобильное приложение — можно откуда угодно смотреть задачи и проекты. Команда WEEEK топовая, UX очень классный. Уверен, что сервис будет становиться всё лучше и лучше.
Подписаться 
