Работа по Agile
Как настроить работу по Agile, или про гибкость, скорость и прозрачность рабочих процессов
- Для кого гайд: для команд, которые работают по Agile и другим методологиям гибкого управления
С этим гайдом вы с командой сможете построить работу по Agile в Weeek — развернуть рабочее пространство так, чтобы тебе и другим сотрудникам было удобно следовать принципам гибких методологий.
В Agile их 12, а ещё четыре ценности. Все они направлены на постоянное корректирование работы и отслеживание процессов, общение команды между собой и с заказчиком. Успех достигается не за счёт переработок, а благодаря правильному и структурированному распределению задач. Показываем, как увязать всё это в нашем сервисе.
Чем тебе поможет эта инструкция
Гайд поможет структурировать рабочий процесс по Agile-методу в Weeek, чтобы команда быстро приспособилась к изменениям.
- Построить прозрачные процессы. Ответственные за принятие решений сотрудники смогут мониторить процессы и управлять ими.
- Формировать горизонтальные связи внутри команды. В работе по Agile все понимают зоны ответственности друг друга и знают, к кому обратиться за информацией по задаче.
- Приоритизировать задачи и управлять временем. Все задачи чётко структурируются по приоритету и срокам.
- Организовать данные в одном месте. Канбан-доска, календари, списки и диаграмма Ганта помогут управлять задачами, а База знаний пригодится для хранения документов.
Как работать по инструкции
Любая работа в Weeek начинается с настройки рабочего пространства. Без этого никуда.
- Организуй рабочее пространство. Разбей его на проекты — по отделам или направлениям. Внутри проектов организуй работу на досках: на одну доску — один процесс.
- В сервисе «Пользователи» создай команды, которые будут задействованы в проектах. Не забудь выдать всем доступы, определи роли (участник, админ или супер-админ). Ещё можно выдать доступ гостям, для этого нужно иметь тариф ПРОФИ.
- Синхронизируй календари, которые используешь для работы, например, Google, Яндекс или Apple. Внутренние календари в Weeek синхронизируются автоматически.
А теперь настроим работу по Agile в Weeek.
Шаг 1. Построй дорожную карту и обозначь вехи
Дорожная карта строится на диаграмме Ганта. Здесь нужно определить основные задачи — эпики.
Эпики — это крупные этапы развития проекта, работа на большом промежутке времени и общее количество усилий, которые нужно приложить для достижения цели.
Дорожную карту лучше создавать в уже активных проектах. Скажем, если вы с командой делите проекты по продуктам или направлениям, это подойдёт.
Шаг 2. Создать доски под спринты
Если вы работаете по детищу Agile — Scrum — значит, у вас есть спринты.
- В Weeek есть специальная доска-спринт, на которой можно ставить период работы. Она пригодится для планирования спринтов.
- Внутри организуй колонки доски — по этапам ваших процессов. Колонкам можно присвоить цвет. Например, «В работе» – красный, так как это нужно делать уже сейчас, а «Готово» – зелёный.
- Настрой WIP-лимиты. Они включаются там же, где цвет доски. Эти лимиты помогут ограничить количество задач на каждом этапе — полезно, чтобы команда не умирала под шквалом дел.
❗В идеале задачи из досок должны быть связаны с твоей дорожной картой — они могут быть подзадачей большой задачи-эпика. Отношение к доске можно опередить внутри карточки задачи. Если подзадаче присвоить дату, она также отразится в календарях.
Шаг 3. Приоритизируй задачи
Используй готовые маркеры приоритетов, чтобы команда понимала срочность и важность дела. У нас доступно пять видов: низкий, средний, высокий, замороженный или без приоритета. И не забудь менять, если в задаче происходят изменения.
Для приоритизации задач также подходят теги и кастомные поля.
Если собираетесь использовать теги, присвойте им заметные и говорящие цвета — для срочных задач тег «Ультраважно» и красный цвет, например.
Если используете кастомные поля — алгоритм тот же. Вам подойдёт поле Выбор или Множественный выбор. Дальше придумай, как назвать поле, и настрой цвет.
Шаг 4. Используй теги и кастомные поля для детализации
С помощью тегов можно категоризировать задачи — к примеру, тегом «Баг» можно пометить задачи по проблемам в продукте. Аналогично тегом можно помечать типы контента, отделы, направления. Тегов можно создать множество — главное не запутаться.
Для сохранения порядка тебе пригодятся кастомные поля. Их у нас девять типов: текст, логическое значение, дата и время, выбор, множественный выбор, пользователи, контакт, ссылка, утверждающие.
Чтобы создать кастомное поле, внутри карточки задачи нажми «Добавить атрибут». Название поля можно поменять. Например, поле «Ссылка» переименуй в «Макет», если это для тебя актуально, и цепляй туда кликабельные ссылки.
Шаг 5. Используй комментарии и раздел «Идеи» для брейнштормов
Неотъемлемая часть Agile — командные обсуждения и обмен идеями. У нас это можно делать двумя способами.
- Обсуждать внутри карточки задачи в разделе Комментарии. Просто отметь через @ нужного пользователя и напиши свою идею в комментарии.
- Внутри каждого проекта в разделе Идеи. Он находится наверху — там можно написать свою идею, а потом позвать коллег проголосовать на неё с помощью эмодзи. Внутри доступен всё тот же текстовый редактор, в котором можно упомянуть пользователя.
Шаг 6. Отслеживай дедлайны и ставь уведомления на ретроспективы
Не только в спринт-доске, но и во всех проектах установи для каждой задачи дедлайн, а Weeek будет сообщать о просроченности. Также дедлайны можно просматривать через календарь или диаграмму Ганта. В этих инструментах видны дата начала и конца этапов и задачи, а на Ганте — пересечение сроков.
Если хочешь посмотреть только на просроченные задачи, используй соответствующий фильтр.
Не забудь включить уведомления. Уведомления могут приходить в почту, в Телеграм, внутри сервиса, в бота и в мобильном приложении. Ещё можно выбрать, по каким именно задачам и событиям тебе нужны уведомления.
Также можно подписаться на задачи, чтобы отслеживать любые изменения по ним.
Шаг 7. Собирай данные в одном месте
Внутри карточки задач собирай артефакты — ссылки на тексты, макеты, написанные коды, сайты. Для этого подойдёт поле Комментарии и отдельная вкладка Файлы.
В Базе знаний собирай документы — регламенты работы, стратегии, правила поведения, а также документы по работе. Перелинкуй их с описанием проекта — это делается через значок @. А если ты введёшь этот знак в описании задачи или комментарии, сервис также позволит тебе упомянуть нужный документ.
Какие ещё функции пригодятся
- Узнай, как сделать бэклог по методам Scrum и Канбан в Weeek
- Изучи, как использовать кастомные поля Weeek
- Как выбрать цвет для тегов и удалить ненужные
- Импорт из Trello в Weeek. Пошаговая инструкция переноса задач
- Посмотри, как пригласить пользователей в рабочее пространство
- Разберись, как настраивать приватность и доступы
Написать на почту 
Все контакты 
