Процессы архитектурного бюро

В архитектурных бюро нужно одновременно контролировать несколько проектов, клиентов и смежных процессов с разными сроками. Показываем, как настроить рабочее пространство для этих целей.

Чем полезен этот гайд

Как построить работу архитектурного бюро в Weeek  

Предварительно надо настроить рабочее пространство — распределить проекты, завязанные на разных заказчиках или объектах.

Дальнейший алгоритм покажет, как разложить процессы работы бюро с помощью инструментов Weeek.

Шаг 1. Построй дорожные карты проектов

Для этого нужна диаграмма Ганта. Создай задачи, которые отобразят этапы работы по проектам. Расставь им даты — сделай задачи длинными (доступно от тарифа Плюс). Проделай это для каждого проекта. 

💡 Используй зависимости между задачами, чтобы связать этапы между собой. Их можно настроить на Ганте или внутри карточки задачи.

Шаг 2. Отметь ключевые этапы как вехи

Ключевой этап, или веха — ключевое событие по проекту. К примеру, Ревью проекта или Сдача объекта. Создай под веху отдельную задачу и установи дедлайн — так она отобразится на диаграмме Ганта.

💡 Совет. Отметь такую задачу специальным тегом — Веха. Если ты отметишь им каждую веху, а потом отфильтруешь по этому тегу диаграмму Ганта, то получится диаграмма ключевых событий. Дополнительно отсортируй диаграмму по проектам, чтобы видеть пересечения важных этапов.

Шаг 3. Декомпозируй крупные этапы-задачи

Крупные этапы-задачи нужно разбить на задачи, которые лягут на одного-двух исполнителей или отдел. Это конкретные действия, которые нужно сделать, чтобы двигать проект к реализации.

Чтобы декомпозировать, создай подзадачи в карточке задачи-этапа. Они отобразятся на диаграмме Ганта.

Шаг 4. Разложить крупные этапы по процессам

После завершения верхнеуровневого планирования можно спускаться на уровень ниже и распределить проектную работу по этапам. Это удобнее всего сделать на Канбан-досках.

Каждая колонка обозначает процесс. Задачи распределяют по колонкам в соответствии со статусом. Крупную задачу-этап можно расположить в первой колонке. А подзадачи, которые нужно выполнить для реализации этапа, уже двигать по колонкам, присвоить им отдельные дедлайны и исполнителей.

💡 Совет. Игнорируйте этот шаг, если вам с командой не нужно визуализировать процессы, а контролировать выполнение задач получается в обычных календарях и списках.

Шаг 5. Отслеживай ежедневные действия и планы на неделю с помощью календарей и списков

Когда задачи и планы распределены, можно начать работу и переключаться между пятью способами отображения. Списки удобны для контроля всех дел, которые надо сделать. Недельный календарь подойдёт для текущих задач, которые не попадают под классификацию на досках и на диаграмме — к примеру, созвоны по вопросам работы бюро.

Шаг 6. Отслеживай прогресс по проектам

Надо переключиться в раздел «Все проекты» — перед тобой откроется дашборд со статусами и шкалами прогресса по всем проектам. Тут отобразятся те самые статусы, которые мы выставили в разделе «Обзор».

Чтобы отследить все текущие проекты, установи фильтр категории «Состояние» по статусу «Активный» — отобразятся все, кроме архивных.

В разделе «Все проекты» в режиме Таймлайн ты можешь увидеть длительность каждого проекта и наложение сроков — это поможет видеть и контролировать общую картину работы бюро.

Какие ещё функции могут пригодиться