Процессы нескольких компаний со смежными сотрудниками
Как настроить рабочее пространство для нескольких компаний с общей командой сотрудников
- Для кого гайд: для владельцев бизнеса, состоящего из разных направлений; для всех, кто ведёт смежные, но разные проекты
Ситуация: ты владелец бизнеса из нескольких ООО-шек. Или ИП с небольшими магазинами и парой кафешек. Часть твоей команды работает с тобой по нескольким проектам (маркетинг, дизайнеры, финдиректор), а часть задействована только в одном (исполнители на местах, подрядчики).
Эта инструкция поможет организовать рабочее пространство Weeek так, чтобы выстроить процессы и не запутать команду.
Что даёт гайд
- Порядок в делах. Кажется, что владелец бизнеса должен держать в голове все задачи по своим проектам и все нити управления — и только и успевать всеми командовать. На самом деле, если владелец каждый день раздаёт указания, на нём завязаны все задачи и действия команды — это путь к путанице, перегрузке и выгоранию. И к плохому управлению.
- Прозрачное видение бизнеса. Это ещё называется зонтичное видение — когда смотришь на весь свой проект или бизнес сверху. Продолжая предыдущий пункт — внедрение гайда поможет тебе и команде визуализировать процессы и работу и взять под контроль стратегическое развитие.
Как организовать работу двух компаний со смежными сотрудниками в одном рабочем пространстве
Наш гайд поможет понять, как именно организовать рабочее пространство под себя и команду. Пусть он будет для тебя лишь путеводной звездой: фактическая реализация — штука очень индивидуальная.
Но вот универсальный совет. Первое, что важно сделать — это описать свои бизнес-процессы:
- Опередили, какие компании (направления, отделы, физические объекты) ты собираешься вести в сервисе
- Подумай, как распределяются направления, задачи и люди
- Реши, должна ли команда видеть все задачи, если нет — какие нужно установить ограничения
- Подумай, как визуализировать работу. Если принципиальны дедлайны и сроки, можно использовать календарный метод. Важнее отслеживать процессы — сделайте главным инструментом Канбан-доску. А когда важна стратегия, применяют диаграмму Ганта.
И с поправкой на свой бизнес повторяй пошаговую инструкцию.
Шаг 1. Разбить рабочее пространство на портфели проектов
В первом портфеле: направления, объекты и всё остальное, что связано с первым бизнесом. Во втором — то, что связано с другим бизнесом, и так далее. Проекты лучше называть кратко и понятно, чтобы никто не путался и сразу понимал, к какой части бизнеса будут относиться задачи.
Шаг 2. Отобразить стратегические и текущие процессы и ежедневные действия
Настраивай это внутри проектов.
На Ганте идеально строить дорожную карту бизнеса и отображать крупные задачи-этапы по отдельным проектам. Например, открытие нового филиала — это долгий процесс из множества промежуточных этапов и действий. Такое удобно контролировать на диаграмме. Как настроить отображение на Ганте разных задач из разных проектов с помощью тегов, смотри в этом гайде.
- На Канбан-доске удобно контролировать процессы. Для направления, связанного с бухгалтерией (допустим) — это могут быть этапы подготовки документов, сверки, согласования и прочее.
- Календарный метод идеален для контроля рутины и ежедневных действий. Когда прописываешь задачу, нужно обязательно ставить ей дедлайн или срок выполнения. Затем переключайся на режим календаря на неделю и смотри, что нужно выполнить сегодня или в ближайшие дни.
Шаг 3. Настрой рабочее пространство под разных сотрудников
Как сделать так, чтобы задачи разных людей и направлений не пересекались между собой в рабочем пространстве — проще говоря, чтобы люди не путались? Здесь два варианта.
Первый вариант — через настройки приватности и выдачу доступов. В этом случае надо будет разобраться, кому из сотрудников нужно открыть конкретные проекты, доски и задачи. Доступные действия (редактирование или просмотр) также можно настроить под каждого члена команды. Это может настроить юзер с ролью Админ или Супер-админ.
Второй вариант настройки — через сортировку и фильтры. Фильтровать рабочую область можно по тегам, приоритетам, типам, кастомным полям, исполнителям. Если настроить на верхней панели фильтр и сохранить его по умолчанию для проекта, Weeek запомнит и всегда будет открывать его в таком виде. Это каждый сотрудник должен настроить под себя сам.
Какие ещё функции могут пригодиться:
Написать на почту 
Все контакты 
