Планирование конференции
Как распланировать подготовку к конференции и не упустить важные детали
-
Для кого гайд: для менеджеров, руководителей небольших компаний и руководителей отделов
Планирование конференции — это огромная работа, внутри которой множество деталей и процессов. Чтобы всё получилось, важно иметь продуманный план — от подготовки конференции до её проведения и анализа, как всё прошло. В этом гайде мы покажем, как всё это собрать в Weeek.
Чем поможет гайд
- Создать рабочее пространство для планирования конференции. С помощью диаграммы Ганта соберём примерный план с перечислением задач и подзадач конференции.
- Сформировать общий доступ ко всем документам. Покажем, как с помощью Базы знаний аккумулировать документы и чек-листы, которые понадобятся для подготовки и проведения конференции.
- Объединить пользователей в одном пространстве. Покажем, как добавлять исполнителей задач, вместе с которыми вы эффективно спланируете и проведёте конференцию.
Как спланировать конференцию
Тебе понадобятся два сервиса:
- Задачи — таск-менеджер, в котором настроим рабочее пространство непосредственно под планирование конференции.
- База знаний — для хранения документов и формирования корпоративной базы знаний.
Шаг 1. Создать новый проект под конференцию
Сделать это удобнее всего с помощью диаграммы Ганта. Для этого:
- Создаём отдельный проект под конференцию. Он появится на левой панели.
- Включаем вид Гант и добавляем задачи, отражающие направления работы. Проще всего распределить задачи по временным отрезкам: Месяц до конференции, 14 дней, 7 дней, День конференции и Ретро.
Шаг 2. Определить ответственных
Все ответственные за подготовку и проведение конференции должны быть включены в проект в Weeek и оповещены об этом. Да и вообще, должен быть список ответственных, к кому в случае чего можно обратиться с вопросом. Для этого:
- Зайди во вкладку проекта «Обзор». Здесь можно указать название конференции и тегнуть коллег.
- Добавляй команду в этот проект. Им придёт уведомление, и вся дальнейшая информация будет автоматически синхронизироваться на всю команду.
💡 Пока конференция в процессе подготовки, можно указать статус проекта В работе и обозначить время, которые будет на это отведено. Так коллеги смогут спланировать своё рабочее время.
Шаг 3. Организовать верхнеуровневое планирование конференции
Планирование конференции начинается заранее. В нашем примере мероприятие состоится в начале апреля, поэтому:
- Обозначим временные отрезки для крупных задач. Это этапы планирования. Чтобы уложиться в срок, каждый этап должен быть с чётким дедлайном.
- Отсортируем задачи. Можно выбрать значение По дате, Месяцам или Неделе. Так задачи выстроятся в нужном порядке, и будет удобнее просматривать их очерёдность.
💡 В Ганте удобно выставлять временные отрезки прямо на диаграмме. Кликай на день, когда должна начаться работа, и передвигай ползунок вправо — до дня окончания. В дальнейшем можно аналогично двигать сроки.
Шаг 4. Декомпозировать крупные задачи подготовки на подзадачи
Каждый этап включает в себя множество зависимостей, благодаря которым конференция точно состоится и всё будет в порядке. Для этого:
- Декомпозируем задачи. Открываем каждую из них и в карточке создаём подзадачи. Например, за месяц до проведения конференции нужно найти площадку для её проведения, заключить необходимые договора и т. д.
- Добавляем в подзадачи другие подзадачи. Допустим, при декомпозиции в подзадачу нужно добавить новые вводные для её выполнения. Это можно сделать аналогичным способом, зайдя в карточку и добавив дополнительные подзадачи.
💡 В каждой добавленной подзадаче можно отдельно проставить сроки её выполнения и сделать из неё длинную задачу. Или добавить теги для быстрой навигации, нужные файлы и документы для общего пользования.
или
Шаг 5. Раздать задачи исполнителям
Чтобы задачи были выполнены в срок, добавляй в каждую из них исполнителей. Система оповещений будет информировать их по дедлайнам, комментариям и другим апдейтам в карточках.
- Добавляем участника команды через @. Ему придёт оповещение, а в его календарь автоматически добавится новая задача.
- Используем кастомные поля для удобной навигации. Например, можно добавить поле Варианты, а в нём добавить идеи площадок для размещения рекламы, которые вы раньше нагенерировали с коллегами на брейншторме.
💡 Для исполнителя удобнее выставить режим просмотра Неделя. Таким образом в своём недельном календаре можно будет ориентироваться по текущим и будущим задачам для планирования рабочего времени.
Шаг 6. Сформировать корпоративную Базу знаний
Для конференции понадобится множество документов, чек-листов и прочего. Важно хранить всё это в общем доступе.
❗Сколько бы времени ни оставалось до даты проведения конференции, База знаний сэкономит время на каждом этапе её планирования. Например, в ветке документов Договоры можно хранить всё, что заключалось между вами и спонсорами или площадкой проведения конференции.
💡 Любые документы из Базы знаний Weeek можно подвязать к задаче или проекту — через @ можно вставить внутреннюю ссылку на нужный документ.
Шаг 7. Штормить идеи
Наверняка после встреч с командой у вас остался список идей по тому или иному вопросу. В проекте конференции есть отдельный раздел — Идеи, доступный для всей команды. Тегай коллег и обсуждайте детали конференции.
Какие ещё функции пригодятся
Написать на почту 
Все контакты 
