Управление проектами в маркетинге

WEEEK помогает менеджерам и маркетологам (иногда это одни и те же люди) управлять проектами: организовывать команду, планировать, следить за прогрессом и запускать проекты в срок.

В этом сценарии мы расскажем, как можно использовать WEEEK для управления проектами в маркетинге на примере проекта по продвижению новой умной детской игрушки iBear.

Создай проект

Чтобы начать работу над проектом, нужно его создать. В WEEEK это можно сделать в пару кликов.

Наше маркетинговое агентство занимается не только этим проектом — много проектов у нас уже есть, — поэтому, чтобы отличать новый проект от остальных мы поставим ему аватарку и зададим описание.

Составь план

Теперь, когда проект существует, можно перейти к этапу планирования. Скоро в WEEEK появится диаграмма Ганта, и заниматься верхнеуровневым планированием станет проще, но пока можно создать дорожную карту на отдельной доске.

К доске с глобальным планом должны будут иметь доступ все участники проекта (ну, может, кроме аутсорсеров), чтобы понимать, в правильном ли направлении движется проект.

У нас есть четыре недели на подготовку к запуску, поэтому мы пока создадим на доске пять колонок:

Затем создадим глобальные задачи («Запустить рекламу», «Настроить аналитику» и т. д.) и распределим их по колонкам-неделям, чтобы лучше понимать, когда что должно быть готово.

Создай доски для всех направлений

Кроме доски с планом нам ещё нужно создать отдельные доски для всех направлений работы.

Опиши рабочий процесс

На каждой доске нужно описать рабочий процесс — создать колонки, между которыми исполнители потом будут перемещать задачи.

Каких-то сложных процессов у нас тут не будет, поэтому структура каждой доски будет примерно одинаковая:

Пригласи людей в команду

Большинство участников уже работает над другими проектами — ранее мы добавили их в воркспейс, поэтому теперь их можно просто выбрать из списка.

А вот аутсорсеров придётся добавить отдельно.

Разграничь доступы

Теперь нужно разделить доступы на уровне досок. Можно, конечно, оставить все доски проекта полностью открытыми для его участников (ну, разве что аутсорсеров изолировать). Но с другой стороны, зачем программисту, который делает лендинг, иметь доступ к задачам того же таргетолога?

Управляй задачами

Когда организационные процессы завершены, нужно переходить к непосредственной работе над проектом — создавать задачи, назначать исполнителей и контролировать работу.

Прозрачный контроль

Для начала, чтобы нам было удобнее следить за прогрессом, у каждой глобальной задачи на доске «Дорожная карта» создадим подзадачи-этапы. Сильно декомпозировать не будем (это уже ответственность исполнителя), но на важные этапы разделим.

Каждую подзадачу-этап мы перенесём на соответствующую доску.

Чтобы контролировать работу над проектом, достаточно будет смотреть на доску с планом – когда тот же емейл-маркетолог на своей доске отметит задачу-этап, как выполненную, мы это сразу увидим.

При необходимости, можно будет заглядывать и на отдельные доски, чтобы посмотреть, на каком этапе какая задача находится.

Важные правила

У каждой задачи должен быть дедлайн. Ставить его нужно вместе с исполнителем (не понимая загрузку, можно поставить нереалистичный дедлайн, и тогда всё пойдёт наперекосяк). Дедлайн — штука не железобетонная, поэтому, если в плане что-то поменяется, его можно и передвинуть.

Менеджер-маркетолог должен быть подписан на все важные задачи. В WEEEK можно подписаться на уведомления обо всех действиях, которые происходят с задачей. Это удобный способ быть в курсе прогресса, даже если ты не принимаешь непосредственное участие в работе над задачей. Обязательно нужно проинформировать всех участников проекта, чтобы они ставили тебя наблюдателем во все важные задачи, которые создают. 

Исполнителей можно менять. Если по ходу работы над проектом вдруг оказалось, что фрилансер-копирайтер справляется плохо или штатный директолог заболел и не может делать свою работу, исполнителя у задачи можно поменять в пару кликов.

Обсуждать задачи нужно в комментариях. Верстальщик сделал кликабельный прототип лендинга и написал об этом менеджеру в Телеграме, но тот сообщение проглядел, а потом оно и вовсе потерялось в потоке уведомлений из каналов. А вот если бы он написал об этом в комментарии к соответствующей задаче, менеджер ничего бы не пропустил (если, конечно, он подписан на задачу). Комментарии — это круто. Они позволяют обсуждать задачи в контексте этих самых задач, а не в перемешку.

Задачам можно ставить приоритеты. Микроменеджмент — это плохо, но иногда бывает необходимо вмешаться в работу исполнителя и расставить приоритеты. В WEEEK для этого предусмотрены 4 уровня: Заморожен, Низкий, Средний и Высокий.

Ещё фичи для работы над задачами

Пара слов про интеграции

В WEEEK есть embed-интеграции популярных сервисов. Директолог может добавить гугл-таблицу с объявлениями, дизайнер — макет лендинга из Figma и т. д. Затем в любой момент каждый участник проекта сможет просматривать эти файлы, не выходя из сервиса. Гугл-документы и гугл-таблицы можно ещё и редактировать здесь же, на месте.

Организуй работу команды и начни управлять своими маркетинговыми проектами. WEEEK тебе в этом поможет.

Начать работу в WEEEK